Page 68 - Handbuch Digitalisierung (2. Ausgabe)

Kapitel 1.8 / Standards für die Digitalisierung HANDBUCH DIGITALISIERUNG lisierung vorhandener Akten geht. Gescannte Dokumente lassen sich problemlos in voll- textdurchsuchbare PDF-Dateien konvertie- ren. Dies betri nicht nur die Bestandsak- ten, sondern auch die eingehende Post. Neben dem klassischen Posteingang müssen auch die eintre enden E-Mails im Rahmen einer Digi- talisierungsstrategie beachtet werden. E-Mails liegen zwar, genauso wie die Attachments, bereits elektronisch vor, allerdings in unter- schiedlichen Formaten. Damit kein „Format- Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF. Dies ist auch bei den selbst erzeugten – „born digi- tal“ – Dokumenten der Fall. Compliance-Vorgaben einhalten Darüber hinaus können PDFs auch bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben helfen. Ein Beispiel ist das in der DSGVO verankerte Auskun srecht. Da PDF-Dateien nach Perso- nennamen durchsucht werden können, sind Unternehmen jederzeit in der Lage, Auskun darüber zu erteilen, wo und in welchem Zu- sammenhang persönliche Daten gespeichert sind. Ein weiteres Beispiel ist die langfristige Au ewahrung von Handels- und Geschä s- briefen mit steuerrelevanten Inhalten. Hier ist der Einsatz des PDF/A-Formats, des ISO- Standards zur Langzeitarchivierung von PDF- Dateien, zu empfehlen. Dieser stellt eine ein- gegrenzte Variante von PDF dar und schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind, so- dass eine Reproduzierbarkeit über Jahrzehnte gewährleistet ist. Mit der digitalen Transformation sind zahl- reiche Vorteile verbunden. Dies ist insbe- sondere dann der Fall, wenn das Dokumen- ten-Archiv vollständig aus hochwertigen, auslesbaren PDF-Dateien besteht. Informa- tionen stehen sowohl Mitarbeitern als auch So warelösungen unmittelbar zur Verfü- gung. Anders herum gesagt: Unternehmen, die Dateien in nicht auswertbaren Formaten wie gescannte Dokumente in einer Pixelwol- ke oder als Bild ablegen, können den Nutzen der Digitalisierung gleich mit auf ihrem Da- tenfriedhof begraben. //  Über omas Zellmann omas Zellmann ist seit mehr als 30 Jahren in der EDV tätig und hat Erfahrungen mit klassischen und modernen IT-Lösungen. Er hat seine Tätigkeit für LuraTech/Foxit im Jahr 2001 begonnen. Vor der LuraTech war er u. a. für die So matic AG, die So ware AG und Nixdorf tätig. omas Zellmann betreut den Schwerpunkt Banken und Ver- sicherungen. Als Geschä sführer ist er für die Koordination und Durchführung der meisten Aktivitäten der PDF Association zuständig. @ www.handbuch-digitalisierung.de/autoren/t_zellmann Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar. Lizenzbestimmungen: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/ 68