Page 66 - Handbuch Digitalisierung (2. Ausgabe)

66 Kapitel 1.8 / Standards für die Digitalisierung HANDBUCH DIGITALISIERUNG Solides Fundament für die Digitalisierung PDF – der Enabler für eine gelungene digitale Transformation Zvon omas Zellmann weifelsohne ist das ema Digi- talisierung in den Unternehmen angekommen. Doch wie können unterschiedliche Dokumentarten so digitalisiert abgelegt werden, dass sie auch gefunden werden? Wel- che Maßnahmen müssen Un- ternehmen ergreifen, damit Dokumenteninhalte automa- tisiert Prozessen zugeführt werden können? Welche Vorkehrungen müssen getrof- fen werden, damit digitale Do- kumente über Jahre hinweg lesbar bleiben? Diese und andere Fragen zei- gen, dass die digitale Transformation nur auf einer soliden Dokumentenbasis gelingt. Die Vorteile digitaler Dokumente, wie schnel- lerer und ortsunabhängiger Zugri auf In- formationen, smarte Prozesse ohne Medien- brüche, sind nicht von der Hand zu weisen. Außerdem, so ein Ergebnis der repräsenta- tiven Studie „Digitalisierungsindex Mittel- stand 2018“ von techconsult im Au rag der Deutschen Telekom, erzielten 35 Prozent der befragten Unternehmen durch Digitalisie- rungsmaßnahmen eine Umsatzsteigerung. Statt in Papierarchiven zu suchen, können sich nämlich Mitarbeiter beispielsweise inten- siver um ihre Kunden kümmern, was sich in barer Münze, sprich: mehr Umsatz, auszahlt. Papierarchive scheinen aber immer noch in Unternehmen „State of the Art“ zu sein. So ergab eine Umfrage des Digitalverbands Bit- kom, dass jedes vierte Unternehmen in Deutschland immer noch kei- ne einzige Papierakte digitali- siert hat. So lange Unterneh- men ihre Bestandsakten al- lerdings analog in Ordnern oder Hängeregistern au e- wahren, sind Gedanken über digitale Prozesse absurd. Bei der Digitalisierung geht es nicht nur darum, Aktenordner verschwinden zu lassen und die darin enthaltenen Dokumente platzsparend auf dem Server oder in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Der viel größere Nut- zen entsteht, wenn die Dokumenteninhalte für Mensch und So ware direkt zugänglich sind. Für den Menschen, damit er auf Knopf- druck von seinem Arbeitsplatz darauf zugrei- fen kann, und für So ware-Lösungen, damit sie die enthaltenen Informationen verarbeiten und damit Prozesse automatisiert werden kön- nen. Veraltete IT-Systeme, die proprietäre Da- teien ausgeben, sind dabei ebenso hinderlich wie JPG- oder TIFF-Dateien.