Page 145 - Handbuch Digitalisierung (2. Ausgabe)

HANDBUCH DIGITALISIERUNG „ Kapitel 3.1 / New Work & Arbeiten 4.0 Nach der Analyse un- seres Onboarding-Pro- zesses haben wir im ersten Schritt alle Dokumente digitalisiert. Mit PeopleDoc war es dann möglich, Dokumente elektronisch zu signieren und au- tomatisch in der Personalakte zu speichern. “ ten Arbeitstag damit, alle administrativen Auf- gaben, wie zum Beispiel das Ausfüllen von For- mularen und Checklisten, zu erledigen. Durch strukturierte, auditierungsfähige Prozesse wird zudem die Einhaltung aller relevanten Compli- ance-Vorgaben im Onboarding gewährleistet. Auf diese Weise vereinfacht eine automatisier- te Onboarding-Lösung den Einführungs- und Einarbeitungsprozess. Mitarbeiter können vom ersten Tag an produktiver arbeiten und verknüpfen mit dem Onboarding eine positi- ve Erfahrung. Vorteile einer digitalen Personalakte Die Dokumente aus Recruiting und Onboar- ding werden dabei zentral in einer digitalen Personalakte au ewahrt. Dort werden auch alle weiteren Unterlagen au ewahrt, die im Laufe des Employee-Lifecycles erstellt werden. Somit ist die digitale Personalakte zentrale In- formationsquelle über einen Mitarbeiter. Eine digitale Personalakte hat dabei verschie- dene Vorteile im Vergleich zu einer Papier- akte: Zum einen die direkte Kostenersparnis durch eine wesentlich erhöhte E zienz im Dokumentenhandling sowie den Wegfall der Kosten für die Lagerung von Papierakten. Ge- nauso wichtig sind allerdings die Vorteile, die sich nicht direkt als Kostenfaktor bezi ern lassen, hinsichtlich der Compliance. Au e- wahrungsfristen und Zugri srechte müssen für jeden einzelnen Dokumenttyp in der Per- sonalakte geregelt werden. Die Einhaltung der Compliance-Vorschri en ist mit Papierakten schlichtweg nicht mehr machbar. Es ist un- möglich, bei einer Regeländerung manuell Zigtausende Personalakten zu durchforsten Erin Montgomery, Vice President HR Systeme, American Express und zu prüfen, ob gegebenenfalls ein Doku- ment entfernt werden muss. Neben der Bereitstellung der HR-Service-De- livery-Cloudplattform unterstützt PeopleDoc seine Kunden auch mit Informationen zu Da- tenschutz- und Compliancethemen in über 40 Ländern weltweit. Analysen der HR-Prozesse sind die Basis für Verän- derungsansätze. 145 Herausforderungen