Page 84 - Handbuch Digitalisierung (2. Ausgabe)

84 Kapitel 2.3 / Abteilung Buchhaltung HANDBUCH DIGITALISIERUNG Elektronische Rechnungsbearbeitung Pvon Dr. Martin Bartonitz apier ist geduldig, aber auch teuer. Dieser kurze Satz verweist indirekt auf die Vorteile einer papierlosen, elektronischen Rechnungsbearbei- tung. Dabei geht es beim ema E-Invoicing nicht zwingend um Materialkosten oder Um- weltschutzaspekte, sondern um Einsparungen auf der Prozesskostenseite. Zu Beginn der elek- tronischen Datenverarbeitung mussten Papier- rechnungen ausgedruckt oder händisch ausge- füllt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt werden (vgl. Abb. 1). Das Fax beschleunigte den Übertragungsprozess, allerdings blieb der Pa- pierverbrauch fast unverändert. Der Empfänger musste die Rechnung prüfen und bei Beanstan- Abb. 1: Kostentreiber in der Rechnungsbearbeitung dungen auf dem gleichen Weg zurücksenden. Kopien der Rechnung mussten anschließend bei dem Versender und dem Empfänger liegen, um der zehnjährigen gesetzlichen Au ewahrungs- p icht gerecht zu werden (u. a. zur Absetzung der USt., vgl. Box 1). Der Platzbedarf für Archive stieg stetig an, mehrere Kilometer Aktenschrän- ke waren (und sind!) bei Großunternehmen mit Hunderttausenden Papierdokumenten nicht ungewöhnlich. Rechnungen im unternehmerischen Umfeld Die Papierrechnung wird das 21. Jahrhundert vielleicht nicht überleben, doch wer sie schon abschreibt, ist auf dem Holzweg. Denn auch Kosten für Versender 0,70–4,00 €/Sendung Brief erstellen Brief drucken Brief kuvertieren Brief versenden Kostentreiber 1. Sendungseingang Poststelle  2. Postvorsortierung Kosten für Empfänger 2,00–30,00 €/Sendung Post klären & ablegen Post zustellen & verteilen  Posteingang & vorsortieren  3. Transport zur Abteilung 4. Sortierung der Sendungen 5. Manuelle Dateneingabe 6. Weiterleitung Sachbearbeiter   7. Zeitaufwendige Klärung    8. Manuelle Vermerke  9. Händische Ablage