Page 88 - Handbuch Digitalisierung (2. Ausgabe)

Kapitel 2.3 / Abteilung Buchhaltung HANDBUCH DIGITALISIERUNG Öffentliche Verwaltung in Deutschland ist ge- mäß RL 2014/55/EU ab 2018 zum elektroni- schen Rechnungsaustausch verp ichtet. ZUGFeRD als zukun sfähiger Stan- dard? Da EDIFACT mittlerweile zu ausdi eren- ziert und reine PDF-Dateien zu fehleranfäl- lig waren, musste ein neuer Standard her, der ohne Medienbrüche auskommt, aber gleich- zeitig Sicherheit und Verlässlichkeit gewähr- leistet. In Anlehnung an die Richtlinien der EU entstand der Zentrale User Guide des Fo- rums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD). Der Guide kombiniert maschi- nenlesbare, standardisierte Daten mit dem menschenlesbaren Beleg auf Grundlage des PDF/A-3-Standards. Der PDF-Datei wird eine XML-Datei inkludiert, die dem Format ZUG- FeRD genügt und sämtliche relevanten Daten einer erstellten Rechnung enthält. In der Regel wird eine solche ZUGFeRD- konforme Rechnung in einem „Enterprise Resource Planning“-System erstellt. Sollte der Rechnungsempfänger kein ERP-System nutzen, kann das Auslesen auch über ein Dokumentenmanagement-System erfolgen. Diese Art der Rechnungsablage erfordert  Kernaussagen V Elektronische Rechnungen bergen jede Menge Vorteile, wie bspw. minimale Versand- oder Archivierungskosten. Durch digitale Verteil- und Freigabe- work ows inkl. automatisierter Abla- ge, Prüfung und Buchung werden Fehler reduziert, Arbeitszeit gespart und Skontofristen besser eingehalten. V Trotz aller Vorteile: Die durchgängige digitale Prozessoptimierung und Au- tomatisierung erfordert eine weiter- gehende Standardisierung von Rech- nungsdatensätzen. Der in die Jahre gekommene internationale, branchen- übergreifende Standard EDIFACT genügt – ebenso wie einfache PDF- Rechnungen – diesen Anforderungen nicht bzw. nicht mehr. V Die Lösung: Der neue, an EU-Richtli- nien angelehnte Standard ZUGFeRD ermöglicht auch das weitestgehend medienbruchfreie und automatisierte Versenden, Empfangen und Ablegen digitaler Rechnungen – in Kombina- tion mit Klassi zierungsso ware – in ECM-Systemen.  Box5:Hashwert-PrüfverfahrenimDokumentversand V Vor dem Versand wird mit einem Algorithmus eine Quersumme über den Inhalt des Do- kumentes gebildet. V Nach dem Empfang erfolgt die Gegenprüfung, ob die Quersumme noch stimmt. V Bei Unregelmäßigkeiten kann sofort interveniert und eine manuelle, inhaltliche Doku- mentprüfung vorgenommen werden. 88