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Abteilung Einkauf & Beschaffung

Einfluss der Digitalisierung auf Einkauf &Beschaffung

Die ständig wachsenden Herausforderungen und die Digitalisierung auf den globalen Märkten führen dazu, dass die Beschaffung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die Beschaffungsoptimierung hat direkte Auswirkungen auf den Gewinn des Unternehmens.

Im Vergleich zu traditionellen Beschaffungsstrukturen, die sich durch Ineffizienz kennzeichnen, ermöglicht die konsequente Integration von E-Procurement-Systemen eine Vielzahl von Vorteilen zur Prozessverbesserung und Kosteneinsparung. Das Ziel von E-Procurement ist, die strategische aber auch die operative Beschaffung durch elektronische Hilfsmittel zu unterstützen. Das passiert in der Praxis durch den Einsatz verschiedener E-Procurement-Werkzeuge.

Das Katalogmanagement spielt dabei eine wichtige Rolle, Produktkataloge können der Auswahl und Beschaffung von Produkten auf Kundenseite, Lieferseite oder auf Marktplätzen dienen. Neue Technologien, rasante Digitalisierung und massiv geänderte Kundenerwartungen stellen die bisherige Einkaufsorganisation auf den Prüfstand. Die  Entwicklungen  im  Zusammenhang  mit  der  Digitalisierung  sollten  nicht  losgelöst  voneinander  betrachtet  werden. So spielt der CPO („Chief Procurement Officer“) im Einkauf und damit bei der Umsetzung von Industrie 4.0 in Zukunft eine zentrale Rolle. Er muss die Technologien und Innovationen mit dem CDO und der Geschäftsleitung ins Unternehmen  bringen,  damit  es  die  vierte  industrielle  Revolution  erfolgreich  meistern kann. In diesem Kontext ist Einkauf 4.0 nicht nur ein  „Buzzword“. Künstliche Intelligenz und kognitive Systeme werden in Zukunft das Lager mit der Produktion und dem Einkauf verbinden. Die digitale Konvergenz zieht sich durch: nicht nur durch den kompletten Lebenszyklus eines Produktes, sondern auch durch die komplette Produktwertschöpfungskette.

Die Digitalisierung ist damit auch der Treiber für das Next-Level-Procurement, bei dem neue Anforderungen wie Agilität, Kollaboration und Analytik gefragt sind. Zu deren  Umsetzung  ist  die  Prozesskompetenz  und  Marktexpertise des CPOs und des CDOs unverzichtbar.
Mit der  vierten  industriellen  Revolution  bietet sich dem Einkauf die Chance, eine neue strategische Rolle im Unternehmen einzunehmen und damit der zunehmenden Automatisierung zu „entgehen“. Je digitaler und vor allem autonomer die Einkaufsprozesse, desto eher kann sich der Einkauf auf seine strategischen Aufgaben konzentrieren.

Die Lagerhaltung der Zukunft wird ohne die momentan gebräuchlichen Scanner auskommen und mit innovativer Kamera- und Sensortechnik sowie deren Analyseverfahren Echtzeitinformationen zur Verfügung stellen. Mit Location-based Services lassen sich schon heute Inhouse-Warenströme in Echtzeit analysieren, um Ware sicher bis auf die Verkaufsflächen nachzuverfolgen.

Alles was sich auf einer Palette befindet, die sich durch das Lager bewegt, kann durch die Bluetooth-Technologie in „Realtime“ getrackt werden. Kameras und Sensoren identifizieren zum Beispiel Gabelstapler und ihre Bewegung. Es lässt sich so verfolgen, ob Fahrzeuge Lasten aufgenommen oder abgegeben haben. Stellplätze und Lagerflächen werden effizient überwacht, damit weitere Lagerhaltungsprozesse angestoßen werden können.

Daten im Kontext aller logistischen Vorgänge wie z. B. der Ein- oder Auslagerungen sind in Echtzeit abrufbar und werden automatisch  mit dem ERP- oder Lagerverwaltungssystem abgeglichen. In einer Vorstudie vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) beschreibt Prof. Dr. Michael Henke, dass sich die Anzahl der Mitarbeiter im Einkauf, sowohl im operativen als auch im strategischen Bereich, verringern wird: „Der operative Einkäufer wird aussterben. Der komplette operative und administrative Bereich wird digitalisiert sein.“

Durch den Wandel brauchen die Einkäufer zukünftig viele neue Fähigkeiten:

  • Der Einkauf agiert als Koordinator, Multi-Talent, Controller, Vertragsmanager.
  • Der Einkauf wird zum Berater.
  • Der Einkäufer entwickelt sich immer mehr zum Produktentwickler.
  • Der Einkäufer wird zum Datenanalysten.
  • Der Einkäufer wird Manager der Rahmenbedingungen.
  • Der Einkäufer wird noch mehr zum Schnittstellenmanager.

Der Mensch wird weiterhin eine zentrale Rolle beim Einkaufen behalten, da der persönliche Kontakt und die „Chemie“ wichtig für Verhandlungen und Lieferantenbeziehungen bleiben wird. Dadurch, dass es im strategischen Einkauf weniger Einkäufer geben wird, diese aber komplexere Aufgaben bewältigen müssen, erfordert dies ein höheres Qualifikationsniveau.

Industrie 4.0 steht für ein Zukunftsprojekt der deutschen Bundesregierung, welches die vierte industrielle Revolution bezeichnet. Diese zeichnet sich durch die Individualisierung bzw. Hybridisierung der Produkte und der Integration von Kunden und Geschäftspartnern in die Geschäftsprozesse aus. Einkauf 4.0 bezeichnet folgerichtig den Einkauf in einer digitalisierten Produktionswelt. Die Digitalisierung der Lieferkette wird nach Ansicht des BME die Geschäftsmodelle revolutionieren.

Die Digitalisierung des Einkaufs und dessen enge Vernetzung nach innen und außen bieten die Möglichkeit, dass innovative Erfolgsstrategien für das gesamte Unternehmen entwickelt werden. In Zukunft bedeutet Einkauf Mehrwert, der durch Digitalisierung und Automation der Supply-Chain erzeugt wird. Deswegen geht der Einkauf 4.0 über das E-Procurement und E-Sourcing hinaus. Zulieferer und Einkauf werden in Zukunft auch enger aneinander angebunden sein, damit im Idealfall die Warenbestände automatisiert sind und in Echtzeit diese abgefragt und angefordert werden können.

Durch Verträge abgesicherte Allianzen und Partnerschaften werden nötig sein, um kundenspezifische Lösungen zu realisieren, denn herkömmliche Produkte werden intelligent werden und somit zu einer Kernkomponente von Industrie 4.0. Dies macht die Prozesskompetenz und Marktexpertise des Einkaufs unverzichtbar, um das „Internet der Dinge und Dienste“ umzusetzen. Ziel soll sein, eine voll integrierte Steuerung der Lieferkette über mehrere Unternehmen hinweg zu haben und je nach Marktentwicklung die besten Gewinnaussichten oder niedrigsten Kosten zu haben.

Dies zeigt laut BME, dass der Einkauf und die Logistik die Digitalisierung der Wirtschaft vorantreiben, denn ohne Einkauf und organisierte Supply-Chain kann das „Internet der Dinge“ nicht stattfinden. Durch gutes Knowledge-Management und die Nutzung von E-Tools kann aber das Hoheitswissen, über welches ein strategischer Einkäufer verfügt, einfacher übertragen werden.

Deshalb geht die ATKearney davon aus, dass die Unternehmen sich in Zukunft die Frage stellen, wo der Einkauf stattfinden wird, da die Einkaufsabteilung, wie andere Serviceprozesse (Human Resource, Buchhaltung, Logistik), in Shared-Service-Centern gebündelt und gegebenenfalls komplett outgesourct wird. Daher muss der Einkauf durch permanente Innovation und neue Wertbeiträge einen dauerhaften positiven ROSMA („Return on Supply Management Assets“) generieren.

Quellen und Textlizenz:
Vorstudie „Digitalisierung des Einkaufs – Einkauf 4.0“, Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML und Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) https://www.bme.de/fileadmin/_horusdam/4190-Vorstudie_Einkauf_40.pdf

https://winfwiki.wi-fom.de/index.php/Einfluss_der_Digitalisierung_auf_die_Beschaffung; Autor(en): Pavel Horia Basca, Pritam Satija, Philipp Myck.

Lizenzbestimmungen: https://www.gnu.org/licenses/fdl-1.2

Gastbeitrag: Den digitalen Tsunami meistern

von Roger Illing und Lars Drexler

Lars Drexler

Kaum ein Thema beschäftigt die IT derzeit so stark wie die digitale Transformation. In der Praxis verstehen viele Unternehmen darunter allerdings nur die Optimierung einzelner Geschäftsprozesse. Damit wird das Potenzial der Digitalisierung jedoch nur unzureichend genutzt. Schließlich ermöglicht dieser Wandel zugleich eine umfassende Neuausrichtung des Unternehmens – bis hin zu komplett neuen, digitalen Geschäftsmodellen. Immerhin bekommen Hersteller erstmals einen unmittelbareren Zugang zu den Kundenwünschen und -bedürfnissen und können die Wert­schöpfungskette in dieser Hinsicht optimieren.
Ein weiterer typischer Fehler vieler Unternehmen ist, auf voneinander isolierte und jeweils bei Bedarf bereitgestellte Kanäle und Werkzeuge zu setzen. In dieser Hinsicht hebt sich die Lösung von OpenText deutlich ab: Die ganzheitliche Plattform ermöglicht es, den gesamten Informationsfluss zu verwalten und zu analysieren und so Kernbereiche der User-Experience, Machine-to-Machine-Integration, Automation und andere Aspekte abzudecken. Kaum ein Anbieter liefert eine derart umfassende Lösung, die sämtliche Bereiche eines Unternehmens integriert.

Der Weg zur Digitalisierung

Bevor Unternehmen sich in die Digitalisierung stürzen, ist eine ausführliche Analyse sinnvoll. Dabei sollten zunächst diejenigen Bereiche identifiziert werden, in denen die Digitalisierung den größten Vorteil bringt. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Aufheben von Medienbrüchen: Sobald Dokumente nicht mehr nur in Papierform vorliegen, entfällt der aufwändige Scanvorgang und selbst dieser relativ kleine Digitalisierungsschritt zahlt sich aus. Auf diese Weise entsteht unmittelbar eine hohe Wertschöpfung.

Roger Illing

Das Beispiel zeigt, wie wichtig ein umfassendes Audit ist. Dabei gilt es herauszufinden, welche Arten von Informationen an welchen Stellen im Unternehmen entstehen und lagern und wie diese miteinander in Verbindung stehen. Schnell wird dabei klar, dass es sich längst nicht mehr nur um Textdateien, Präsentatio­nen oder Tabellenkalkulationen handelt. Schließlich lagert auch in unzähligen weiteren Dateien wertvolles Wissen. Neben E-Mails und Prozess­informationen müssen deshalb auch Formate wie Chats und Videos berücksichtigt werden.

Angesichts dieser Umstände ist klar, dass nur ein System für das „Enterprise Information Management“ (EIM) diese Anforderungen erfüllen kann. Anders als ein ERP-System ist es in der Lage, auch unstrukturierte Daten und Abläufe zu verwalten. Eine wichtige Rolle spielt dabei die IT-Abteilung. Sie muss im Rahmen der Digitalisierung die Anforderungen der Fachabteilungen erkennen und umsetzen. Umso wichtiger ist es, auf ein ganzheitliches Informationsmanagement zu setzen, das Informationssilos über Abteilungs- und Anwendungsgrenzen hinweg aufbricht.

Nur wenn sämtliche dieser Punkte beachtet werden, bringt die Digitalisierung die erwünschten Vorteile. Möglicherweise wurden einzelne oder mehrere dieser Aspekte nicht berücksichtigt oder falsch angegangen. Gerade deshalb ist es wichtig, mit einem starken Partner zu arbeiten. OpenText bietet nicht nur eine ausgesprochen leistungsfähige Software, sondern berät mit seinen Experten auch Unternehmen dabei, die optimale Strategie für die Digitalisierung umzusetzen.

Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar.
Lizenzbestimmungen: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/


Informationen zu Lars Drexler

Informationen zu Roger Illing

EIM: Informationen werden zum Geschäftsvorteil

Mit Blick auf die Zukunft der Information ist es nicht leicht, mit der Technologieentwicklung mitzuhalten. Dabei ist der Wandel vom „Enterprise
Resource Planning“ (ERP) hin zu „Enterprise Information Management“ (EIM) als Informationssystem der Zukunft bereits in vollem Gange. Die Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Daten stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch große Chancen.
Ein Gespräch mit Roger Illing, Senior Vice President Enterprise Sales Europe, und Lars Drexler, Vice President Solution Consulting EMEA beim Digitalisierungsexperten OpenText.

Die Digitalisierung bringt Unternehmen klare Vorteile. Warum haben trotzdem relativ viele Menschen Angst davor?
Roger Illing: Das ist in der Tat ein sehr wichtiger Punkt. Natürlich werden manche Prozesse, die zuvor von Menschen erledigt worden sind, nun von der IT abgearbeitet. Das gilt nicht nur für die Produktion mit ihren Robotern, sondern auch für informationsverarbeitende Prozesse. Schon heute haben von den 70 000 Mitarbeitern einer Bank womöglich nur noch 10 000 regelmäßigen Kundenkontakt. Zukünftig wer­den noch mehr dieser Prozesse automatisiert ablaufen. Diese Entwicklung ist aber nicht nur negativ, sondern bietet auch Chancen wie mehr Flexibilität, Kreativität und Freiraum für die Mitarbeiter. Das sind im Übrigen alles Punkte, die der nächsten Generation von Arbeitnehmern, den Millennials, sehr wichtig sind.

Die Millennials sind mit der Digitalisierung aufgewachsen. Inwiefern spielen diese privaten Erfahrungen eine Rolle?
Lars Drexler: In vielen Bereichen des Alltags machen User leider immer noch negative Erfahrungen mit der Digitalisierung. Das liegt unter anderem auch daran, dass viele Angebote im Netz sehr binär daherkommen: Es gibt ein Produkt und einen Preis. Möglicherweise ist das Angebot für den User sogar komplett irrelevant. Diese Art der Digitalisierung bringt wenig Mehrwert. Interessant für den potenziellen Kunden wird es erst dann, wenn maßgeschneiderte Informationen durch unstrukturierte Informationen angereichert werden. Ein gutes Beispiel dafür sind die Benutzerrezensionen im Online-Kaufhaus. Jede einzelne Bewertung ist sehr subjektiv. In Summe vermitteln sie aber ein gutes Bild über das, was den Käufer erwartet. Auch im beruflichen Umfeld sollten Mitarbeiter jederzeit für sie relevante Informationen mit anderen Daten in Verbindung bringen können.

  • Digitale Transformation umfasst nicht nur die Optimierung einzelner Geschäfts­prozesse sondern auch eine Neuausrichtung des Unternehmens bis hin zu neuen, digitalen Geschäftsmodellen.
  • Ein ganzheitliches Informationsmanagement bricht Informationssilos im Unternehmen auf und sorgt für die umfassende Verwaltung und Analyse des Informationsflusses.
  • Mit Enterprise-Information-Management-(EIM)-Systemen lassen sich sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und Abläufe im Unternehmen auffinden, verwalten und gewinnbringend einsetzen.

Was müssen Unternehmen tun, um dieses Ziel zu erreichen?
Roger Illing: Die Zukunft gehört den EIM-Plattformen. EIM steht für „Enterprise Information Management“. Darunter verstehen wir die Möglichkeit, unstrukturierte Daten in den Griff zu bekommen. Das können Dokumente und Präsentationen sein, die in unterschied­lichen Ordnern lagern, aber auch Videos, Bilder, Folien und viele andere Medien. In diesen Materialien schlummern wertvolle Informationen, die mit klassischen Methoden nicht genutzt werden können. Die Menge, Vielfalt und Geschwindigkeit dieser Informationen machen sie immer schwerer verständlich und verwendbar, sogar dann, wenn sie unverzichtbar für den Unternehmensalltag werden. Mit Blick auf diese Vorteile werden EIM-Plattformen sich durchsetzen und einen ähnlichen Wandel einleiten wie ERP-Systeme in den 90-er Jahren.

Welche Rolle spielen Prozesse dabei?
Lars Drexler: Klar definierte Prozesse sind die Basis, um überhaupt als digitales Unternehmen auftreten zu können. Unternehmen sollten nicht den Fehler der frühen Internetjahre wiederholen, als viele Webserver aufgesetzt wurden, ohne dass sich jemand Gedanken über die grundlegenden Prozesse gemacht hat. Dabei kommt es gerade darauf an, wenn das volle Potenzial von „Electronic Data Exchange“ (EDE) in Zukunft ausgeschöpft werden soll. Dabei ersetzt EDE zunächst Papierdokumente durch elektronische Versionen. Anschließend werden die Daten in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, sodass Sender und Empfänger in der Lage sind, das Dokument exakt zu lesen. Das ist jedoch erst der Anfang.

Welche Entwicklungen stehen in diesem Bereich an?
Roger Illing: Ein zentrales Zukunftsthema ist, dass Produkte in Zukunft mit der Bestellung definiert werden. Noch handelt es sich dabei um große Visionen, die allerdings besonders in Verbindung mit Industrie 4.0 sehr vielversprechend sind. Noch sind viele Unternehmen auf dieses Thema nicht vorbereitet. Das Interesse daran wächst jedoch. Damit EDI in dieser Form funktioniert, kommt es vor allem auf eine integrierte Plattform an. Mit einer einfachen Anbindung an das ERP-System ist es nämlich leider nicht getan. Die Entscheidung zur Implementierung sollte vor allem auf Unternehmensebene und nicht auf technischer Ebene getroffen werden, wenn alle Vorteile einer EDI-Investition genutzt werden sollen.

Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar.
Lizenzbestimmungen: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/


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