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Mit Vollgas auf die digitale Überholspur

Der deutsche Mittelstand strotzt vor Innovationskraft und nimmt mit eigenen Lösungen eine internationale Vorreiterrolle ein.

von Doris Albiez

Auch wenn vor allem Großkonzerne als Vorreiter in puncto Digitalisierung gelten – der deutsche Mittelstand mit seinen zahlreichen innovativen Produkten und Geschäftsmodellen ist längst auf der Überholspur. Als Motor Deutschlands genießt er zu Recht weltweit ein hohes Ansehen. Manch heimischer Firmenlenker, aber auch die internationale Konkurrenz kann sich ein Beispiel an ihm nehmen, um nicht den digitalen Anschluss zu verpassen.

Was wurde nicht schon alles über Digitalisierung gesagt und geschrieben – vor allem darüber, dass Deutschland nach und nach den digitalen Anschluss verliere und drauf und dran sei, im globalen Wettbewerb ins Hintertreffen zu geraten. All diesen Berichten ist eines gemein: Sie schauen vornehmlich auf das, was nicht funktioniert, statt sich vielmehr auf eine differenzierte Betrachtung zu konzentrieren. Trotz aller sicher existierenden Hindernisse und Verzögerungen – die Behauptung, deutsche Unternehmen stünden allesamt vor der Digitalisierung wie der Hase vor der Schlange, ist verkürzt und so nicht haltbar.

Es ist also Zeit, sich die Firmen und ihre Geschäftsmodelle genauer anzusehen. Zwar mögen digitale Dienste für die Massen von amerikanischen Konzernen wie Google, Amazon oder Facebook beherrscht werden, bei der Digitalisierung der Industrie sind deutsche Unternehmen jedoch Meister. EOS aus dem oberbayerischen Krailling beispielsweise ist führend bei 3-D-Druckern. Schunk aus Lauffen am Neckar, Spezialist für Greifzeuge und Spanntechnik, rüstet Roboter weltweit mit digital gesteuerten Fingern aus, sodass sie Werkstücke exakt bewegen können. TeamViewer mit Sitz im schwäbischen Göppingen, Experte für die Fernwartung von Computern und Smartphones, ist inzwischen auf über 1,8 Milliarden Geräten installiert. Die Märkte und Geschäftsmodelle dieser Unternehmen sind höchst verschieden, aber eins haben sie alle gemeinsam: Sie spielen mit ihren digitalen Lösungen auf internationaler Bühne ganz vorne mit. Hidden Champions – also unbekannte Weltmarktführer – werden solche erfolgreichen Mittelständler genannt.

Erstmals setzen technische Visionen wie das autonome Fahren oder die flächendeckend vernetzte Industrie 4.0 ein schnelles Internet voraus.

Die Spur ist frei für den Mittelstand

Die meist inhabergeführten und nicht dem Shareholder-Value verpflichteten Firmen sind geradezu ein Synonym für Innovation und Unternehmergeist. Ihre besondere unternehmerische Handschrift verleiht ihnen Handlungsstärke und Kontinuität. Viele von ihnen sind – obwohl in Nischen etabliert – längst international aufgestellt. Der Mittelstand muss sich also, was Innovationskraft und Wachstum betrifft, gegenüber den großen Konzernen keineswegs verstecken. Die Beratungsgesellschaft Munich Strategy, die jährlich in Kooperation mit der Wirtschaftswoche die innovativsten mittelständischen Unternehmen Deutschlands kürt, bescheinigt ihnen größere Innovationssprünge sowie höhere Umsatzzuwächse und Gewinne, als sie selbst Dax-Konzerne vorweisen können. Die Top 100 im Ranking für 2018 kommen über eine Spanne von fünf Jahren, die als Berechnungsgrundlage für die Studie herangezogen wurden, auf ein Erlöswachstum von 11,5 Prozent sowie eine Gewinnquote von 14,2 Prozent. Die 30 wichtigsten börsennotierten Firmen dagegen haben beim Fünfjahresumsatz lediglich ein Plus von 6,1 Prozent und beim Ertrag von 9,3 Prozent erreicht.

Ein Mittelständler, der – neben EOS, Schunk und TeamViewer – das Thema Digitalisierung lebt und mit seiner Geschäftsidee zu den Großen in der Branche gehört, ist die Volke Entwicklungsring SE. Das Unternehmen erstellt Fahrzeugkonzepte von der ersten Idee bis zur Serienreife. Karosserie, Antrieb, Fahrwerk und Elektrik eines neuen Modells können zwar schon länger am Computer entworfen und simuliert werden. Volke hat dies aber auf die Spitze getrieben: In einer „begehbaren“, virtuellen Umgebung mit einem dreidimensionalen Abbild des jeweiligen Autos können Prototypen in digitaler Teamarbeit und standortübergreifend absolut realistisch, proportionsgetreu und in Echtzeit entwickelt und das Design von neuen Modellen in jedem einzelnen Schritt beurteilt und verfeinert werden. Volkswagen, einer der Kunden von Volke, reduziert so spürbar Entwicklungszeit und -kosten, da die händische Arbeit und das Produzieren aufwendiger physischer Testmodelle auf ein Minimum beschränkt werden. Erstes Ergebnis dieser durchgängigen Virtualisierung ist der ID Buggy Concept von VW: Dabei handelt es sich um eine dach- und türlose Neuinterpretation der Buggys aus den Sechzigerjahren, die im Gegensatz zu den historischen Vorbildern ohne Benzin fährt und auf dem Genfer Autosalon 2019 ihr Debut feierte.

Konzerne können von den Kleineren lernen

Ganz anders sieht es oftmals bei börsennotierten und damit in der Regel ausschließlich ihren Shareholdern verpflichteten Unternehmen aus – nehmen wir als Beispiel den klassischen Einzelhandel oder traditionelle Banken. Sie drohen zu den eigentlichen Verlierern der Branche zu werden oder sind es sogar bereits. Online-Banken machen den Traditionshäusern massiv Konkurrenz, und immer mehr Kunden bestellen lieber im Netz, als sich auf den Weg in eine der Einzelhandelsketten zu machen.

Die Start-up-Mentalität, die man sowohl in den Accelerator-Büros in Berlin als auch bei Mittelständlern in der Provinz findet, fehlt diesen Konzernen allzu oft. Während Mittelständler Vorteile wie kürzere Entscheidungswege und einen engeren Kundenkontakt haben, um Innovationen zu schaffen, verlieren sich viele Großunternehmen in der Erreichung ihrer finanziellen Ziele und dem nächsten Quartalsbericht. Eine Digitalisierung, die ihren Namen verdient, geht bei diesem Fokus unter und scheitert oftmals an veralteter Software und sogenannten Spaghetti-Systemen, die nicht so einfach auf neue Lösungen mi­griert werden können. Unvergessen ist der erste und krachend gescheiterte Versuch zweier bis dahin erfolgsverwöhnter Elektronikketten, einen eigenen Web-Shop einzurichten.

Die meist inhabergeführten und nicht dem Shareholder-Value verpflichteten Firmen des Mittelstandes sind geradezu ein Synonym für Innovation und Unternehmergeist.

Mehr Förderung und weniger Bürokratie ist gefragt

Den großen Konzernen fehlt es manchmal an Mut, über den Tellerrand der Shareholder-Erwartungen zu blicken. Aber auch Start-ups und der Mittelstand brauchen trotz all ihrer Erfolge noch deutlich mehr Unterstützung seitens der Politik. Nur so können sie ihr volles Potenzial ausschöpfen. Unterstützung heißt mehr finanzielle Förderung, weniger Bürokratie und die richtige Infrastruktur, um am digitalen Wandel allumfassend teilhaben zu können.

Es geht bereits los beim altbekannten Problem der schlechten Infrastruktur. Wenn die Bundesministerin für Bildung und Forschung findet, dass man 5G nicht an jeder Milchkanne braucht, ist das schlicht falsch. Erstmals setzen technische Visionen wie das autonome Fahren oder die flächendeckend vernetzte Industrie 4.0 ein schnelles Internet voraus. Auf der anderen Seite sitzt der deutsche Mittelstand eben nicht nur in den Ballungsräumen, sondern vor allem in der Provinz. Auf dem Land kann Mobilfunktechnologie fehlende DSL-Anschlüsse ersetzen. Der zweite Punkt: Es müssen noch mehr Investitionsanreize für Start-ups und mittelständische Unternehmen geschaffen werden. Dazu gehört ein innovatives Finanzierungsumfeld, das über klassische Anlageinvestitionen hinausgeht, Wagniskapital für Gründer mobilisiert und auch Investitionen in immaterielle Vermögensgegenstände ermöglicht. Die Bürokratie bei der Beantragung solcher Hilfen muss abgebaut werden. Zu diskutieren ist darüber hinaus ein vereinfachtes Steuermodell gerade in den Anfangsjahren von Neugründungen. Da geht es auch um die Frage, wie es sein kann, dass Internetgiganten wie Google, Facebook und Co. nur einen Bruchteil der Steuern zahlen, die ein „normales“ Unternehmen an den Staat abführen muss.

Kernaussagen

  • Der Mittelstand ist häufig innovativer Vorreiter digitaler Entwicklungen.
  • Die Politik sollte Digitalisierungsbestrebungen in der Wirtschaft besser fördern. Hierzu gehört natürlich auch die digitale Infrastruktur. Ein Abbau von Bürokratie kann kreativen und digitalen Geschäftsmodellen helfen.
  • Gerade den großen, börsennotierten Unternehmen fehlt es oft an Mut und an einer gewissen Start-up-Mentalität mit kurzen Entscheidungswegen und engem Kundenkontakt, um Innovationen voranzutreiben.
  • Digitalisierung wird die Welt neu ordnen – in Länder, die neue Technologien nutzen und damit Geschäfte machen, und solche, die tatsächlich den Anschluss verlieren.


Vielfach wird die Einführung von Innovationen durch ein Übermaß an Bürokratie ausgebremst. Auf der einen Seite verhindern Regulierungen zweifellos, dass Monopolstellungen einzelner Unternehmen andere Marktteilnehmer blockieren. Auf der anderen Seite sind es gerade die zu starren Regeln und vielen Auflagen, die eine schnelle Entwicklung von jungen Firmen erschweren. Wer beispielsweise ein Unternehmen gründet, kann das in Estland digital von überall aus erledigen. Mit einer guten Viertelstunde hält Estland den offiziellen Weltrekord für die schnellste Gründung – ein Wert, von dem Jungunternehmer in Deutschland nur träumen können. Ein anderes Beispiel ist das am 1. Januar 2019 in Kraft getretene neue Verpackungsgesetz. Das Gesetz, das den Umweltschutz großschreibt, sieht unter anderem eine Registrierungspflicht vor. Hersteller und Händler müssen nachweisen, dass sie sich an dualen Systemen wie dem Grünen Punkt beteiligen. Zudem besteht die Pflicht zu einem Reporting, in dem einmal jährlich angegeben werden muss, welche Verpackungsmaterialien in welcher Menge in den Markt gebracht wurden.

Die ökologische Notwendigkeit dieser Regelung steht außer Frage, gerade für Start-ups im Bereich E-Commerce bedeutet das neue Gesetz aber eine zusätzliche administrative Arbeit. Wer seine Waren europaweit anbietet, muss zudem aktuell in jedem einzelnen EU-Land eine Anmeldung für die Verpackungsordnung einreichen. Sinnvoll wäre eine einheitliche Lösung, um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Abseits alter Wege liegt die Zukunft

Die Politik ist also gefragt, einen Ausgleich zu finden: zwischen dem berechtigten Schutz vor Monopolen und dem Abbau von Bürokratie, zwischen einer kritischen Technik-Folgen-Abschätzung und der Schaffung einer Innovationskultur. Gelingt dies, wird Deutschland den Sprung von einer erfolgreichen Industrienation in eine erfolgreiche Digitalnation schaffen. Die Digitalisierung wird dabei die Welt neu ordnen: in Länder, die die neuen Technologien nutzen und damit Geschäfte machen, und solche, die tatsächlich den Anschluss verlieren. Wenn wir uns auf unsere Stärken besinnen und die Digitalisierung als Chance begreifen, werden wir gegen Amerikaner und Chinesen nicht nur bestehen, sondern eine internationale Vorreiterrolle übernehmen können. //


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Solides Fundament für die Digitalisierung

PDF – der Enabler für eine gelungene digitale Transformation

von Thomas Zellmann

Zweifelsohne ist das Thema Digitalisierung in den Unternehmen angekommen. Doch wie können unterschiedliche Dokumentarten so digitalisiert abgelegt werden, dass sie auch gefunden werden? Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, damit Dokumenteninhalte automatisiert Prozessen zugeführt werden können? Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, damit digitale Dokumente über Jahre hinweg lesbar bleiben? Diese und andere Fragen zeigen, dass die digitale Transformation nur auf einer soliden Dokumentenbasis gelingt.

Die Vorteile digitaler Dokumente, wie schnellerer und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen, smarte Prozesse ohne Medienbrüche, sind nicht von der Hand zu weisen. Außerdem, so ein Ergebnis der repräsentativen Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2018“ von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom, erzielten 35 Prozent der befragten Unternehmen durch Digitalisierungsmaßnahmen eine Umsatzsteigerung. Statt in Papierarchiven zu suchen, können sich nämlich Mitarbeiter beispielsweise intensiver um ihre Kunden kümmern, was sich in barer Münze, sprich: mehr Umsatz, auszahlt. Papier­archive scheinen aber immer noch in Unternehmen „State of the Art“ zu sein. So ergab eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom, dass jedes vierte Unternehmen in Deutschland immer noch keine einzige Papierakte digitalisiert hat. So lange Unternehmen ihre Bestandsakten allerdings analog in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahren, sind Gedanken über digitale Prozesse absurd.

So lange Unternehmen ihre Bestandsakten allerdings analog in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahren, sind Gedanken über digitale Prozesse absurd.

Thomas Zellmann

Bei der Digitalisierung geht es nicht nur darum, Aktenordner verschwinden zu lassen und die darin enthaltenen Dokumente platzsparend auf dem Server oder in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Der viel größere Nutzen entsteht, wenn die Dokumenteninhalte für Mensch und Software direkt zugänglich sind. Für den Menschen, damit er auf Knopfdruck von seinem Arbeitsplatz darauf zugreifen kann, und für Software-Lösungen, damit sie die enthaltenen Informationen verarbeiten und damit Prozesse automatisiert werden können. Veraltete IT-Systeme, die proprietäre Dateien ausgeben, sind dabei ebenso hinderlich wie JPG- oder TIFF-Dateien.

Vom elektronischen Papier zum „Business Document Solution“-Ecosystem

Hier kommt das PDF-Format ins Spiel, das zunächst lediglich dazu diente, Dokumente auf unterschiedlichen Plattformen einheitlich darzustellen. Im Laufe der Zeit ist jedoch die Funktionsvielfalt mit und um PDF-Dateien stark gewachsen, sodass es mittlerweile als das „Business Document Solution“-Ecosystem allgemein anerkannt ist. Jeder dokumentengesteuerte Prozess lässt sich mit PDF-Dateien transparent abwickeln. Unternehmen, die auf das PDF-Format setzen, schaffen eine gute Voraussetzung für die Reise in eine vollständig digitale Welt. Sie ebnen so den Weg für eine breite, konsistente Datenbasis, mit der Prozesse automatisierbar und KI-Anwendungen leichter umsetzbar sind.

Denn PDF-Dateien haben den Vorteil, dass sie nicht nur vollständig durchsuchbar sind, sondern dass sie Inhalte im Kontext zur Verfügung stellen. Dies erfolgt über Strukturinformationen, auch als Tagging bezeichnet. Intelligente Softwarelösungen, die eine Mustererkennung beinhalten, können aus diesen getaggten PDF-Dateien relevante Informationen extrahieren und zur weiteren Verarbeitung an weitere Systeme übergeben. Die so gewonnenen Daten können damit auch die Grundlage für KI-Anwendungen bilden.

Kernaussagen

  • Unternehmen profitieren von den Vorteilen der digitalen Transformation vor allem dann, wenn ihr Dokumenten-Archiv vollständig aus hochwertigen, auslesbaren PDF-Dateien besteht.
  • PDF-Dateien unterstützen bei der Einhaltung der DSGVO und anderen gesetzlichen Vorgaben.
  • Dokumentengesteuerte Prozesse lassen sich mit PDF-Dateien transparent abwickeln.
  • PDF-Dateien liefern Inhalte im Kontext und damit eine gute Basis für intelligente Anwendungen.

PDF-Applikationen für jeden Anwendungsfall

Die Realisierung ist kein Hexenwerk, denn dazu gibt es mittlerweile zahlreiche PDF-Anwendungen für unterschiedliche Einsatzgebiete. Beispielsweise, wenn es um die Digitalisierung vorhandener Akten geht. Gescannte Dokumente lassen sich problemlos in volltextdurchsuchbare PDF-Dateien konvertieren. Dies betrifft nicht nur die Bestandsakten, sondern auch die eingehende Post. Neben dem klassischen Posteingang müssen auch die eintreffenden E-Mails im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie beachtet werden. E-Mails liegen zwar, genauso wie die Attachments, bereits elektronisch vor, allerdings in unterschiedlichen Formaten. Damit kein „Format-Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF. Dies ist auch bei den selbst erzeugten – „born digital“ – Dokumenten der Fall.

Damit kein „Format-Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF. Dies ist auch bei den selbst erzeugten – „born digital“ – Dokumenten der Fall.

Thomas Zellmann

Compliance-Vorgaben einhalten

Darüber hinaus können PDFs auch bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben helfen. Ein Beispiel ist das in der DSGVO verankerte Auskunftsrecht. Da PDF-Dateien nach Personennamen durchsucht werden können, sind Unternehmen jederzeit in der Lage, Auskunft darüber zu erteilen, wo und in welchem Zusammenhang persönliche Daten gespeichert sind. Ein weiteres Beispiel ist die langfristige Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen mit steuerrelevanten Inhalten. Hier ist der Einsatz des PDF/A-For­mats, des ISO-Standards zur Langzeitarchivie­rung von PDF-Dateien, zu empfehlen. Dieser stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar und schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind, sodass eine Reproduzierbarkeit über Jahrzehnte gewährleistet ist.

Mit der digitalen Transformation sind zahlreiche Vorteile verbunden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Dokumenten-Archiv vollständig aus hochwertigen, auslesbaren PDF-Dateien besteht. Informationen stehen sowohl Mitarbeitern als auch Softwarelösungen unmittelbar zur Verfügung. Anders herum gesagt: Unternehmen, die Dateien in nicht auswertbaren Formaten wie gescannte Dokumente in einer Pixelwolke oder als Bild ablegen, können den Nutzen der Digitalisierung gleich mit auf ihrem Datenfriedhof begraben. //

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Die digitale Transformation – nicht nur Sache der IT

Disruptive Märkte erfordern die Bereitschaft zum ständigen Wandel. Doch nur wer weiß, wo er steht, kann sich weiterentwickeln.

von Saskia Burns

Die digitale Transformation erfasst heute immer mehr Unternehmensbereiche. Analoge Prozesse werden durch die schnelle Entwicklung von Produktivität und Technik über Unternehmensgrenzen hinweg automatisiert und digitalisiert. Das führt zu Disruptionen am Markt. Traditionelle Geschäftsmodelle verschwinden, neue entstehen, man denke nur an Finanzcheck.de, airbnb und skype. Dabei ist es gar nicht immer relevant, welche Entwicklung die Technologie selbst vollzogen hat, entscheidend ist, welche neuen digitalen Dienstleistungen sie entstehen lässt.

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, die technologischen Entwicklungen ihrer Branche stets zu verfolgen und sich darauf einstellen zu müssen. Versäumen sie das, überholen Marktentwicklungen die unternehmensinterne Fähigkeit zum Wandel. Das Produkt- und Serviceangebot eines Unternehmens kann dann innerhalb kürzester Zeit obsolet werden. So haben digitale Zugriffsmöglichkeiten auf Medieninhalte wie die Online-Ausleihe und Streaming seit Beginn des Jahres 2003 dazu geführt, dass die „Videothek um die Ecke“ vom Aussterben bedroht ist.
Wenn ein Unternehmen erfolgreich aus der digitalen Transformation hervorgehen möchte, kann es sie nicht allein bewältigen. Es muss Kooperationen bilden, Partner anbinden und stets und überall seine Kunden erreichen können, um nicht vom Wettbewerb verdrängt zu werden. Dies erfordert neue Wertegefüge, Bereitschaft zu ständigem Wandel und Denken in Netzwerken statt Fokussierung auf die eigene Organisation oder Abgabe von Verantwortlichkeiten an Mitarbeiter. Ist diese digitale Transformation jemals beendet? Nein, denn Kunden werden die Firmen zum beständigen Wandel zwingen.

Die Herangehensweise

Bei Cosmo Consult haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unsere Kunden ganzheitlich zu beraten und uns nicht nur auf die Einführung von Technologien zu konzentrieren, sondern sie auch im gesamten Transformationsprozess zu begleiten. Daher beraten wir nicht nur bei der Schaffung technologischer Grundlagen für die Digitalisierung wie etwa beim Aufbau von Cloud-Infrastrukturen und zu Data & Analytics. Wir helfen auch bei der Schaffung einer „digitalisierungsfreundlichen“ Unternehmenskultur und bei der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle.

Am Beginn unserer Beratung steht die digitale Reifegradprüfung. Weiß ein Unternehmen nicht, wo es steht, ist es schwer zu wissen, wohin sich das Geschäftsmodell entwickeln soll. Anschließend erarbeiten wir gemeinsam eine digitale Vision. Dann eruieren wir bei der Aufstellung einer digitalen Roadmap, welche Schritte bereits vollzogen sind und welche Initiativen man noch ergreifen muss, um diese digitale Vision zu realisieren. Damit erhält das Unternehmen einen Fahrplan, um erfolgreich die digitale Transformation zu bewältigen.


Abb. 1: Die drei Bereiche der Transformations-Beratung

Zurück zur digitalen Reifegradprüfung. Hier beleuchten wir neun Dimensionen: Produktangebot, Produktionsprozess, IT-Architektur, Kooperationsstrukturen, Organisation, Strategieentwicklung, Prozessorganisation, Innovationskultur und Kompetenzen.

Mehrere Key-Player des Unternehmens werden anhand strukturierter Interviewleitfäden zu diesen Dimensionen befragt. Die Auswertung der Interviews sowie die Analyse der Dokumente, die uns im Vorfeld zur Verfügung gestellt wurden, führen schließlich zu einer Einordnung in einen von fünf digitalen Reifegraden, in dem sich das Unternehmen aktuell befindet.


Abb. 2: Die neun Untersuchungsbereiche der digitalen Reifegradprüfung

Dabei reichen die Reifegrade vom rein traditionellen Unternehmen über das Service-orientierte Unternehmen bis hin zur vernetzten, datengetriebenen Organisation.

Häufig erleben wir, dass sich Mittelständler erst auf Level 2 befinden, also die Digitalisierung nur zur Prozessoptimierung einsetzen, anstatt sie auch für die Ergänzung ihrer Produkte mit digitalen Services zu nutzen. Eine weitere Erfahrung ist, dass gerade bei Mittelständlern die Geschäftsführung schon ziemlich digital denkt, aber eine große Lücke zum Denken und Bewusstsein in der Belegschaft klafft. Dort sind Visionen nicht bekannt und Ideen lassen sich nicht umsetzen.


Abb. 3: Die fünf digitalen Reifestufen eines Unternehmens

Der Nutzen

Neben der Standortbestimmung liefert die Reifegradprüfung auch wichtige Impulse für alle neun Dimensionen, die ein Unternehmen in der digitalen Transformation weit voranbringen können. Diese Impulse greifen wir auf, um daraus eine Vision und eine digitale Roadmap für die nächsten Jahre zu entwickeln.

Auf diese Weise erkannte ein mittelständischer Hersteller von Werkzeugen für die Metallverarbeitung, dass er zur Entwicklung smarter Werkzeuge einen Kooperationspartner aus der IT-Branche benötigt. Wir werden nun mit ihm eine Roadmap für die Entwicklung datengetriebener Services entwickeln und einen „Product as a Service“-Ansatz evaluieren. Außerdem besteht die Notwendigkeit, das beim Kunden vorhandene Erfahrungswissen zu digitalisieren, um einen datengetriebenen Entwicklungsprozess zu initiieren.


Abb. 4: Grafische Darstellung des Ergebnisses einer Reifegradprüfung

Gründe für die Zusammenarbeit

Wir selbst stehen bei Cosmo Consult vor denselben Herausforderungen wie unsere Kunden. Die digitale Transformation führt auch unser Unternehmen in den Wandel. So haben wir sämtliche unserer Systeme auf die Cloud umgestellt. Außerdem mussten auch wir unser Geschäftsmodell überdenken und wandeln uns vom eher technisch orientierten Dienstleistungsunternehmen zum End-to-End-Provider, der seine Kunden über deren ganze Wertschöpfungskette hinweg unterstützen kann.

Wir setzen außerdem auf Transparenz, eine agile Organisation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter. So verstehen sie die strategische Dimension ihrer Arbeit, erkennen Chancen und entwickeln eigene Ideen. Das Wissen aus unserem eigenen Transformationsprozess fließt direkt in unser Beratungsangebot ein. Ein erster Schritt ist die Reifegradprüfung, die sowohl Prozesse als auch Organisation und Strategie beleuchtet. Denn die Bewältigung der digitalen Transformation ist eben nicht nur Sache der IT. //


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Beitragsbilder: Quelle CosmoConsult

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Altanwendungen nicht vergessen!

Digitalisierung bedeutet nicht nur die Einführung neuer Technologien. Auch die sogenannten Legacy-Systeme sollten Beachtung finden.

von Nadine Riederer

Im Zuge der derzeitigen Digitalisierung konzentrieren sich Unternehmen oft auf Prozesse und Geschäftsmodelle, die durch die neuen Technologien möglich werden. Zur digitalen Transformation gehört aber auch, bereits vorhandene Technologien auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu modernisieren. Praktisch jedes Unternehmen, das bereits länger am Markt agiert, besitzt Softwareanwendungen aus früheren Digitalisierungsphasen. Beziehen sie diese nicht in die gegenwärtige Transformation mit ein, drohen ihnen Wettbewerbsnachteile gegenüber neueren Playern, die aktuellste Software nutzen.

Es ist nicht immer entscheidend, die neueste Software im Einsatz zu haben; es kommt vielmehr darauf an, dass die genutzten Anwendungen optimal auf die aktuellen Anforderungen abgestimmt sind.

Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf Applikationen, mit denen schon vor längerer Zeit Prozesse digitalisiert wurden. Dazu zählen beispielsweise Softwarelösungen zur Lagerverwaltung. Sie können den Ansprüchen der Kunden, für die Online-Shopping inzwischen eine Selbstverständlichkeit ist, oft nicht mehr gerecht werden.

Nadine Riederer, CEO von Avision

Aber auch abseits der veränderten Marktbedingungen gibt es genügend gute Gründe für Unternehmen, ihre Altanwendungen genauer unter die Lupe zu nehmen. So verursachen Applikationen, die schon länger im Einsatz sind, häufig hohe Betriebskosten und bescheren Unternehmen Einbußen in Sachen Performance und Ausfallsicherheit. Aktuellen Sicherheitsanforderungen werden sie oft ebenso wenig gerecht wie den neuesten Datenschutzbestimmungen.

Die Versuchung, solche „Altlasten“ durch komplette Neuentwicklungen oder Neuanschaffungen loszuwerden, ist natürlich groß. Ein solches Vorgehen birgt aber finanzielle und betriebliche Risiken. Ihnen müssen sich Unternehmen aber nicht zwangsläufig aussetzen, denn Neuimplementierungen sind gar nicht immer notwendig. Es ist nicht immer entscheidend, die neueste Software im Einsatz zu haben; es kommt vielmehr darauf an, dass die genutzten Anwendungen optimal auf die aktuellen Anforderungen abgestimmt sind. Das lässt sich in vielen Fällen erreichen, indem die vorhandenen Altapplikationen durch gezielte Maßnahmen modernisiert werden.

Quellcode vereinfachen, ohne die Funktionen zu verändern

Eine davon ist das Refactoring. Bei dieser Maßnahme wird der Quellcode einer Software vereinfacht, ohne dabei ihre Funktionen zu verändern. Dadurch lässt sich der Code leichter lesen und verstehen, wodurch die Software unkomplizierter, schneller und kostengünstiger um neue Funktionen erweitert werden kann.

Weitere hilfreiche Modernisierungsmaßnahmen sind Änderungen an der Betriebsumgebung. Durch die Migration einer Altanwendung auf virtuelle Maschinen oder Cloud-Umgebungen können Unternehmen Kosten sparen, die Performance steigern und Ausfallrisiken minimieren. Ähnliche Effekte stellen sich durch Upgrades von Betriebssystemen, Datenbanken und Middleware-Komponenten ein. Darüber hinaus können sich Unternehmen durch diese Maßnahmen neue Möglichkeiten für zusätzliche Funktionen eröffnen.


Die wichtigsten Modernisierungsmaßnahmen

  • „Aufräumen“ des Quellcodes durch Refactoring
  • Migration auf virtuelle und Cloud-Umgebungen
  • Updates von Betriebssystemen, Datenbanken und Middleware
  • Verschlüsselung, sicheres Zugriffs- und Passwort-Management
  • Einsatz moderner Organisationstechniken wie DevOps

Auch in Sachen Sicherheit und Datenschutz lassen sich Altanwendungen durch gezielte Maßnahmen auf einen aktuellen Stand bringen. Ein einfacher Ansatz mit großer Wirkung ist es etwa, Legacy-Software nachträglich mit kryptographischen Verfahren auszustatten, damit sie Dateien verschlüsselt ablegen und verschlüsselte Protokolle bei der Kommunikation verwenden. Ein sicheres Zugriffskonzept und ein modernes Passwortmanagement lassen sich ebenfalls nachträglich aufsetzen.

Der Einsatz moderner Organisationstechniken kann helfen. Die Prozesse und Werkzeuge der DevOps-Methode etwa sind nicht nur modernen Anwendungen vorbehalten, sondern können auch von Altanwendungen verwendet werden.

Checkliste: So lassen sich Modernisierungskandidaten identifizieren

  1. Besitzen noch mehr als zwei Mitarbeiter Know-how über die Anwendung?
  2. Ist das letzte Update vor weniger als zwölf Monaten erfolgt?
  3. Können Komponenten wie Betriebssystem, Datenbanken und Java upgedatet werden?
  4. Gibt es mehr als ein fachliches Release pro Jahr?
  5. Enthalten die Releases mehr als 70 Prozent fachliche Anpassungen?
  6. Sind die Kosten jedes Releases gleichbleibend oder sinkend bei identischem Anteil von fachlichen Änderungen?
  7. Nutzt die Anwendung aktuelle Sicherheitsfeatures?
  8. Gibt es seitens der IT-Verantwortlichen keine Bedenken, wenn die Anwendung angepasst werden soll?
Lautet die Antwort auf diese Fragen öfter als dreimal „Nein“, sollten Unternehmen eine Anwendung näher betrachten.

Außerdem kann der Einsatz moderner Organisationstechniken helfen. Die Prozesse und Werkzeuge der DevOps-Methode etwa sind nicht nur modernen Anwendungen vorbehalten, sondern können auch von Altanwendungen verwendet werden. Durch eine effektivere Zusammenarbeit zwischen Softwareentwicklung und Systemadministration beschleunigen sie nicht nur die Weiterentwicklung und Bereitstellung der Altanwendungen. Sie verteilen die Verantwortung dafür auch auf mehrere Schultern, was zu einem höheren Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter führt.

Fallbeispiel: Modernisierung einer Altanwendung zur Verwaltung von Fundgegenständen

Dass die Modernisierung einer Altsoftware der bessere Weg sein kann als eine komplette Neuimplementierung, zeigt ein konkretes Fallbeispiel: Eine fachlich hochkomplexe Anwendung zur Lagerung und juristisch korrekten Verwertung von Fundgegenständen hatte das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Aufgrund veralteter Übertragungsprotokolle und eines mangelnden Passwortmanagements wies sie Sicherheitslücken auf, Server und Betriebssysteme waren ebenfalls veraltet und der Anbieter der Anwendung leistete keinen Support mehr. Eine vollständige Ablösung wäre nur mit großem Risiko und Projektkosten im höheren siebenstelligen Bereich möglich gewesen.

Deshalb entschied sich das Unternehmen für eine Modernisierung mit mehreren Maßnahmen. Dazu zählten die Änderung des Betriebssystems auf eine aktuelle Linux-Distribution sowie ein Upgrade auf aktuelle Java- und Datenbank-Versionen. Nicht mehr benötigte Komponenten der Software wurden entfernt und einige verbliebene Komponenten einem Refactoring unterzogen. Zudem wurde die Anwendung mit kryptographischen Verfahren und einem sicheren Passwortmanagement ausgestattet. Ergebnis: Zu einem Bruchteil der Kosten und des Risikos einer Neuentwicklung entsprach die Anwendung den aktuellen Anforderungen.
In manchen Fällen hilft aber alles nichts. Stellt sich bei der Bedarfsanalyse heraus, dass eine Software so umfangreich modernisiert und grundlegend umgebaut werden muss, dass am Ende eine ganz andere Anwendung entsteht, gibt es keine Alternative. An einer Neuentwicklung oder -beschaffung führt dann kein Weg vorbei. //


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EIM: Informationen werden zum Geschäftsvorteil

Mit Blick auf die Zukunft der Information ist es nicht leicht, mit der Technologieentwicklung mitzuhalten. Dabei ist der Wandel vom „Enterprise
Resource Planning“ (ERP) hin zu „Enterprise Information Management“ (EIM) als Informationssystem der Zukunft bereits in vollem Gange. Die Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Daten stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch große Chancen.
Ein Gespräch mit Roger Illing, Senior Vice President Enterprise Sales Europe, und Lars Drexler, Vice President Solution Consulting EMEA beim Digitalisierungsexperten OpenText.

Die Digitalisierung bringt Unternehmen klare Vorteile. Warum haben trotzdem relativ viele Menschen Angst davor?
Roger Illing: Das ist in der Tat ein sehr wichtiger Punkt. Natürlich werden manche Prozesse, die zuvor von Menschen erledigt worden sind, nun von der IT abgearbeitet. Das gilt nicht nur für die Produktion mit ihren Robotern, sondern auch für informationsverarbeitende Prozesse. Schon heute haben von den 70 000 Mitarbeitern einer Bank womöglich nur noch 10 000 regelmäßigen Kundenkontakt. Zukünftig wer­den noch mehr dieser Prozesse automatisiert ablaufen. Diese Entwicklung ist aber nicht nur negativ, sondern bietet auch Chancen wie mehr Flexibilität, Kreativität und Freiraum für die Mitarbeiter. Das sind im Übrigen alles Punkte, die der nächsten Generation von Arbeitnehmern, den Millennials, sehr wichtig sind.

Die Millennials sind mit der Digitalisierung aufgewachsen. Inwiefern spielen diese privaten Erfahrungen eine Rolle?
Lars Drexler: In vielen Bereichen des Alltags machen User leider immer noch negative Erfahrungen mit der Digitalisierung. Das liegt unter anderem auch daran, dass viele Angebote im Netz sehr binär daherkommen: Es gibt ein Produkt und einen Preis. Möglicherweise ist das Angebot für den User sogar komplett irrelevant. Diese Art der Digitalisierung bringt wenig Mehrwert. Interessant für den potenziellen Kunden wird es erst dann, wenn maßgeschneiderte Informationen durch unstrukturierte Informationen angereichert werden. Ein gutes Beispiel dafür sind die Benutzerrezensionen im Online-Kaufhaus. Jede einzelne Bewertung ist sehr subjektiv. In Summe vermitteln sie aber ein gutes Bild über das, was den Käufer erwartet. Auch im beruflichen Umfeld sollten Mitarbeiter jederzeit für sie relevante Informationen mit anderen Daten in Verbindung bringen können.

  • Digitale Transformation umfasst nicht nur die Optimierung einzelner Geschäfts­prozesse sondern auch eine Neuausrichtung des Unternehmens bis hin zu neuen, digitalen Geschäftsmodellen.
  • Ein ganzheitliches Informationsmanagement bricht Informationssilos im Unternehmen auf und sorgt für die umfassende Verwaltung und Analyse des Informationsflusses.
  • Mit Enterprise-Information-Management-(EIM)-Systemen lassen sich sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und Abläufe im Unternehmen auffinden, verwalten und gewinnbringend einsetzen.

Was müssen Unternehmen tun, um dieses Ziel zu erreichen?
Roger Illing: Die Zukunft gehört den EIM-Plattformen. EIM steht für „Enterprise Information Management“. Darunter verstehen wir die Möglichkeit, unstrukturierte Daten in den Griff zu bekommen. Das können Dokumente und Präsentationen sein, die in unterschied­lichen Ordnern lagern, aber auch Videos, Bilder, Folien und viele andere Medien. In diesen Materialien schlummern wertvolle Informationen, die mit klassischen Methoden nicht genutzt werden können. Die Menge, Vielfalt und Geschwindigkeit dieser Informationen machen sie immer schwerer verständlich und verwendbar, sogar dann, wenn sie unverzichtbar für den Unternehmensalltag werden. Mit Blick auf diese Vorteile werden EIM-Plattformen sich durchsetzen und einen ähnlichen Wandel einleiten wie ERP-Systeme in den 90-er Jahren.

Welche Rolle spielen Prozesse dabei?
Lars Drexler: Klar definierte Prozesse sind die Basis, um überhaupt als digitales Unternehmen auftreten zu können. Unternehmen sollten nicht den Fehler der frühen Internetjahre wiederholen, als viele Webserver aufgesetzt wurden, ohne dass sich jemand Gedanken über die grundlegenden Prozesse gemacht hat. Dabei kommt es gerade darauf an, wenn das volle Potenzial von „Electronic Data Exchange“ (EDE) in Zukunft ausgeschöpft werden soll. Dabei ersetzt EDE zunächst Papierdokumente durch elektronische Versionen. Anschließend werden die Daten in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, sodass Sender und Empfänger in der Lage sind, das Dokument exakt zu lesen. Das ist jedoch erst der Anfang.

Welche Entwicklungen stehen in diesem Bereich an?
Roger Illing: Ein zentrales Zukunftsthema ist, dass Produkte in Zukunft mit der Bestellung definiert werden. Noch handelt es sich dabei um große Visionen, die allerdings besonders in Verbindung mit Industrie 4.0 sehr vielversprechend sind. Noch sind viele Unternehmen auf dieses Thema nicht vorbereitet. Das Interesse daran wächst jedoch. Damit EDI in dieser Form funktioniert, kommt es vor allem auf eine integrierte Plattform an. Mit einer einfachen Anbindung an das ERP-System ist es nämlich leider nicht getan. Die Entscheidung zur Implementierung sollte vor allem auf Unternehmensebene und nicht auf technischer Ebene getroffen werden, wenn alle Vorteile einer EDI-Investition genutzt werden sollen.

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