Solides Fundament für die Digitalisierung

PDF – der Enabler für eine gelungene digitale Transformation

von Thomas Zellmann

Zweifelsohne ist das Thema Digitalisierung in den Unternehmen angekommen. Doch wie können unterschiedliche Dokumentarten so digitalisiert abgelegt werden, dass sie auch gefunden werden? Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, damit Dokumenteninhalte automatisiert Prozessen zugeführt werden können? Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, damit digitale Dokumente über Jahre hinweg lesbar bleiben? Diese und andere Fragen zeigen, dass die digitale Transformation nur auf einer soliden Dokumentenbasis gelingt.

Die Vorteile digitaler Dokumente, wie schnellerer und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen, smarte Prozesse ohne Medienbrüche, sind nicht von der Hand zu weisen. Außerdem, so ein Ergebnis der repräsentativen Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2018“ von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom, erzielten 35 Prozent der befragten Unternehmen durch Digitalisierungsmaßnahmen eine Umsatzsteigerung. Statt in Papierarchiven zu suchen, können sich nämlich Mitarbeiter beispielsweise intensiver um ihre Kunden kümmern, was sich in barer Münze, sprich: mehr Umsatz, auszahlt. Papier­archive scheinen aber immer noch in Unternehmen „State of the Art“ zu sein. So ergab eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom, dass jedes vierte Unternehmen in Deutschland immer noch keine einzige Papierakte digitalisiert hat. So lange Unternehmen ihre Bestandsakten allerdings analog in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahren, sind Gedanken über digitale Prozesse absurd.

So lange Unternehmen ihre Bestandsakten allerdings analog in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahren, sind Gedanken über digitale Prozesse absurd.

Thomas Zellmann

Bei der Digitalisierung geht es nicht nur darum, Aktenordner verschwinden zu lassen und die darin enthaltenen Dokumente platzsparend auf dem Server oder in der Cloud zur Verfügung zu stellen. Der viel größere Nutzen entsteht, wenn die Dokumenteninhalte für Mensch und Software direkt zugänglich sind. Für den Menschen, damit er auf Knopfdruck von seinem Arbeitsplatz darauf zugreifen kann, und für Software-Lösungen, damit sie die enthaltenen Informationen verarbeiten und damit Prozesse automatisiert werden können. Veraltete IT-Systeme, die proprietäre Dateien ausgeben, sind dabei ebenso hinderlich wie JPG- oder TIFF-Dateien.

Vom elektronischen Papier zum „Business Document Solution“-Ecosystem

Hier kommt das PDF-Format ins Spiel, das zunächst lediglich dazu diente, Dokumente auf unterschiedlichen Plattformen einheitlich darzustellen. Im Laufe der Zeit ist jedoch die Funktionsvielfalt mit und um PDF-Dateien stark gewachsen, sodass es mittlerweile als das „Business Document Solution“-Ecosystem allgemein anerkannt ist. Jeder dokumentengesteuerte Prozess lässt sich mit PDF-Dateien transparent abwickeln. Unternehmen, die auf das PDF-Format setzen, schaffen eine gute Voraussetzung für die Reise in eine vollständig digitale Welt. Sie ebnen so den Weg für eine breite, konsistente Datenbasis, mit der Prozesse automatisierbar und KI-Anwendungen leichter umsetzbar sind.

Denn PDF-Dateien haben den Vorteil, dass sie nicht nur vollständig durchsuchbar sind, sondern dass sie Inhalte im Kontext zur Verfügung stellen. Dies erfolgt über Strukturinformationen, auch als Tagging bezeichnet. Intelligente Softwarelösungen, die eine Mustererkennung beinhalten, können aus diesen getaggten PDF-Dateien relevante Informationen extrahieren und zur weiteren Verarbeitung an weitere Systeme übergeben. Die so gewonnenen Daten können damit auch die Grundlage für KI-Anwendungen bilden.

PDF-Applikationen für jeden Anwendungsfall

Die Realisierung ist kein Hexenwerk, denn dazu gibt es mittlerweile zahlreiche PDF-Anwendungen für unterschiedliche Einsatzgebiete. Beispielsweise, wenn es um die Digitalisierung vorhandener Akten geht. Gescannte Dokumente lassen sich problemlos in volltextdurchsuchbare PDF-Dateien konvertieren. Dies betrifft nicht nur die Bestandsakten, sondern auch die eingehende Post. Neben dem klassischen Posteingang müssen auch die eintreffenden E-Mails im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie beachtet werden. E-Mails liegen zwar, genauso wie die Attachments, bereits elektronisch vor, allerdings in unterschiedlichen Formaten. Damit kein „Format-Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF. Dies ist auch bei den selbst erzeugten – „born digital“ – Dokumenten der Fall.

Damit kein „Format-Zoo“ entsteht, übernehmen entsprechende Lösungen die Konvertierung nach PDF. Dies ist auch bei den selbst erzeugten – „born digital“ – Dokumenten der Fall.

Thomas Zellmann

Compliance-Vorgaben einhalten

Darüber hinaus können PDFs auch bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben helfen. Ein Beispiel ist das in der DSGVO verankerte Auskunftsrecht. Da PDF-Dateien nach Personennamen durchsucht werden können, sind Unternehmen jederzeit in der Lage, Auskunft darüber zu erteilen, wo und in welchem Zusammenhang persönliche Daten gespeichert sind. Ein weiteres Beispiel ist die langfristige Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen mit steuerrelevanten Inhalten. Hier ist der Einsatz des PDF/A-For­mats, des ISO-Standards zur Langzeitarchivie­rung von PDF-Dateien, zu empfehlen. Dieser stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar und schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind, sodass eine Reproduzierbarkeit über Jahrzehnte gewährleistet ist.

Mit der digitalen Transformation sind zahlreiche Vorteile verbunden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Dokumenten-Archiv vollständig aus hochwertigen, auslesbaren PDF-Dateien besteht. Informationen stehen sowohl Mitarbeitern als auch Softwarelösungen unmittelbar zur Verfügung. Anders herum gesagt: Unternehmen, die Dateien in nicht auswertbaren Formaten wie gescannte Dokumente in einer Pixelwolke oder als Bild ablegen, können den Nutzen der Digitalisierung gleich mit auf ihrem Datenfriedhof begraben. //

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