Abteilung Personalwesen

Einfluss der Digitalisierung auf das Personalwesen

Mit Einzug der Digitalisierung in die Arbeitswelt und damit auch in den Bereich des Personalwesens entwickeln sich neue Möglichkeiten der Organisation von Personalarbeit, neue Herausforderungen an Mitarbeiter und neue Risiken. Bereits 2011 hat ein Großteil der Großunternehmen mit mehr als 10 000 Mitarbeitern sein Personalwesen auf das Businesspartner-Modell bestehend aus Shared-Service-Center, Center of Expertise und Businesspartner umstrukturiert  und damit wichtige Voraussetzungen geschaffen, um als eine wertbeitragende Einheit im Unternehmen wahrgenommen zu werden.
Dennoch kann auch 2016 noch nicht von einem flächendeckenden Erfolg von HR 4.0 gesprochen werden. Wichtig ist, dass im Zuge der Umstellung auf das Businesspartner-Modell auch konsequent Prozesse standardisiert wie auch automatisiert werden müssen.

Bereits durch diese Maßnahmen lassen sich noch Effizienzpotenziale freilegen. Dies verlangt allerdings nach Mitarbeitern mit neuen Kompetenzen und Kenntnissen aus den Bereichen IT und Datenanalyse. Dazu wird eine höhere Lernmotivation erforderlich sein als bisher. Führungskräfte müssen dazu als Change-Leader qualifiziert werden und den Wandel zu HR 4.0 steuern. HR-Personal der Zukunft wird aufgrund der großen Masse an personenbezogenen Daten, die gesammelt werden, zunehmend die Balance zwischen Daten- und Mitarbeiterschutz finden müssen, Datensicherheit und Datenschutz werden daher eine wichtige Rolle im digitalisierten Personalwesen einnehmen.

Idealerweise wird sich der HR-Bereich zum strategischen Partner der Geschäftsführung entwickeln. Dabei hilft HRM zukünftig durch neue Recruitingmaßnahmen und Analysen sowie durch Employer-Branding, die bereits jetzt knappen Fachkräfte an sich und das Unternehmen binden zu können.
Vorhandenes Fachpersonal wird durch neu eingeführte Lernmethoden und Motivationsprogramme weiterentwickelt und ist in der Lage, durch Performancemanagement mittels Big Data Prozesse optimal zu steuern. HR 4.0 ist kein Verwalter von Mitarbeitern mehr, sondern sieht sich als proaktiver Dienstleister im Unternehmen.

In der heutigen Zeit greift die Digitalisierung immer weiter in die Arbeitswelt und in die damit vorhandenen Prozesse eines Unternehmens ein. Es existiert kaum ein Prozess in der Personalabteilung, der nicht unter dem Einfluss der Digitalisierung steht.
Im Folgenden werden Personalprozesse und Instrumente aufgezeigt, die zum Teil nur durch den technologischen Wandel möglich sind. Durch die elektronische Abbildung von Prozessen innerhalb der Personalabteilung werden Abläufe vereinfacht und optimiert. Quantitative Daten gewinnen neben qualitativen Daten immer mehr Einfluss und verbessern so die Entscheidungsfindung für die Zukunft. Die momentane Situation zeigt, dass viele deutsche Firmen sich neu aufstellen sollten, um dem kommenden Wandel gerecht zu werden.

Neue Kompetenzanforderungen

Megatrends wie die Digitalisierung oder der demografische Wandel stellen die jetzige Position des Personalwesens in Unternehmen mit Blick auf die Wahrnehmung seiner Funktionen und seines Wertbeitrages vor große Herausforderungen. Technologietreiber der Märkte sorgen für neue Geschäftsmodelle, Unternehmensstrukturen und Arbeitsumfelder für Arbeitnehmer, die Verknappung von lokalen Fachkräften und Spezialisten sorgt zusätzlich für Veränderungen in der strategischen Personalplanung. Um diesen Herausforderungen Rechnung zu tragen, werden völlig neue Kompetenzen an Mitarbeiter des Personalwesens gestellt.

Mit Einführung der Businesspartner-Rolle für das HRM gehen neue Erwartungen an die Personaler einher, gleichzeitig erfordert dies auch die Bewältigung neuer Kompetenzfelder. Die Kunden erwarten von ihrem Businesspartner vor allem eine direkte Unterstützung bei strategischen und geschäftsbezogenen Personalthemen, die nicht im Shared-Service-Center oder Center of Expertise abgebildet werden können. Die zukünftigen Kompetenzfelder können in die Kategorien Recruitment, Learning & Development, Performancemanagement und Employer-Branding unterteilt werden.

Recruitment & Employer-Branding

Der „War for Talents“ hat bereits begonnen und wird durch den Megatrend „demografischer Wandel“ auch bestehen bleiben. Unternehmen, die in Zukunft die fähigsten Fachkräfte zu den günstigsten Konditionen in kürzester Zeit für sich gewinnen können, werden sich so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern können, der nur schwer wieder einzuholen sein wird. Recruiter werden hier in der Lage sein müssen, mittels analytischer Verfahren dynamisch wechselnde Bedarfssituationen vorausschauend zu erkennen und mit neuen innovativen Recruitingverfahren Bewerber für das Unternehmen zu gewinnen.

Learning & Development

Mithilfe von neuen Lerntechniken, Wissensdatenbanken und Anreizen zum spielerischen Lernen wird es wichtig sein, Mitarbeiter zu motivieren, neue Aufgaben im Unternehmen wahrzunehmen und somit auch einen Wettbewerbsbeitrag zu leisten. Die Methoden der Wissensvermittlung in der beruflichen Aus- und Weiterbildung ändern sich. Lernziele werden zukünftig als Matrix organisiert, d. h. in „Fast Verticals“, also Fachschulungen mit einer Dauer von drei bis vier Tagen, und „Continuous Horizontals“, längerfristig angelegten Lerneinheiten, die kompetenzbasiertes Lernen ermöglichen.

Performancemanagement

Heutige Personalfunktionen generieren eine große Menge an Daten, welche zukünftig analytisch ausgewertet werden müssen, um strategische Schlussfolgerungen und Problemlösungen anbieten zu können. Dazu benötigt es Fachkräfte, die entsprechende Plattformen konzipieren, betreiben und anfallende Daten auswerten können.

 

Digitale Trends im Personalwesen

1. Social Media
   Der Begriff Social Media beschreibt allgemein die Möglichkeit, im Internet Meinungen, Erfahrungen und Informationen auszutauschen. Für Unternehmen im Speziellen stellt das einen weiteren Kanal im E-Recruitment dar, über welchen diese sich selbst repräsentieren, vakante Stellen ausschreiben und aktiv potenzielle Mitarbeiter suchen können.
2. Cloud-Dienstleistungen – „Software as a Service“ (SaaS)
   Cloudangebote wie „Software as a Service“ (SaaS) sind als wichtiger Trend bei den Unternehmen angekommen. Auch hier ist festzustellen, dass vorrangig einfach standardisierbare Prozesse übergeben werden. Strategisch wichtige Funktionen oder Prozesse, bei denen es zur Speicherung von Mitarbeiter- oder Bewerberdaten kommt, verbleiben dagegen weiterhin im Unternehmen.
   Laut einer Studie nutzen nur 17 Prozent der Befragten Clouddienste, die zukünftige Bereitschaft wird bei mehr als der Hälfte der Unternehmen mit „weniger hoch“ bewertet. Gründe für die noch verhaltene Nachfrage an Online-Lösungen für das Human-Resource-Management finden sich auch hier wieder begründet in den Bedenken beim Datenschutz. Dazu wird bei knapp der Hälfte der Befragten eine zu hohe Abhängigkeit und bei einem Drittel der Unternehmen eine zu geringe Flexibilität erwartet. Auch bei der Wahl des Standortes des Cloudanbieters spielt der Datenschutz eine prägende Rolle, über die Hälfte der Unternehmen wünschen sich einen Standort in Deutschland, nur 18 Prozent ist der Standort nebensächlich oder sollte mindestens in Europa liegen.
   Clouddienste bzw. „Software as a Service“ gelten bei Unternehmen durchaus als wichtige IT-Trends im Human-Resource-Management. Jedoch müssen Softwarehersteller wie auch Betreiber der Plattformen, IT-Infrastrukturen und Rechenzentren gemeinsam noch Aufklärungsarbeit leisten, um für eine von Vertrauen geprägte Geschäftsbeziehung zu werben. Noch bestehende Sicherheitsbedenken bei Unternehmen können so ausgeräumt werden und den Weg freimachen für eine breitere Akzeptanz der Dienste.
3. Big Data
   Durch den Einsatz von Big Data ist es möglich, die Zuordnung eines Beschäftigten zu einer Stelle optimal zu gestalten. Die Auswertung der Daten von Beschäftigten wie z. B. Weiterbildung, Interessen, Fähigkeiten mit internen und externen Daten können eine Unter- und Überforderung vermeiden. Das Vereinen der Unternehmensziele bzw. des Anforderungsprofils mit den persönlichen Zielen der Beschäftigten stellt für die Personalabteilung eine Herausforderung dar. Diese Hürde könnte mithilfe von Big Data überwunden werden.
   Ein Beispiel: Eine mittelständische Bäckereifilialkette in Norddeutschland, die mit täglichen hohen Retouren der Backwaren aus den einzelnen Filialen zurechtkommen musste. Ein Dienstleister wertete die Wetterdaten aus, verknüpfte dies mit dem Kaufverhalten von den Kunden. Die Flohmärkte, Sommerfeste oder Baustellen in der Nähe der jeweiligen Filialen wurden mit in die Analyse einbezogen. Dadurch war  das Verringern der Retouren und eine treffsicherere Einsatzplanung des Personals möglich. Im Bereich Personalwesen werden neue Berufsfelder entstehen, die Unternehmen und die Arbeitswelt werden sich dadurch wandeln. Ein Verzicht auf Big Data im Personalwesen ist kaum denkbar. Es ist nur die Frage, wann, wie und in welchem Umfang Big Data im Personalwesen eingesetzt wird und das wird eine kontinuierlich zu stellende Frage sein.
4. Unternehmenswebseite
   Die Unternehmenswebseite zählt heutzutage zum Standard eines jeden mittelständischen Unternehmens. Wurde früher noch durch das Web 1.0 die Unternehmensseite als einseitiger Informationskanal nach außen verwendet, so kann man heute die Homepage nutzen, um sich nicht nur zu präsentieren, sondern auch den Rückkanal verwenden, um z. B. neue Mitarbeiter für sich zu gewinnen.
5. Online-Jobbörsen
   Online-Jobbörsen stellen neben der Unternehmenswebseite einen weiteren wichtigen Kanal zur Findung neuer Mitarbeiter im E-Recruitment dar. Im Jahre 1995 ging die erste Online-Jobbörse in Deutschland an den Markt. Damals als „Jobs & Adverts“ von Dr. Roland Metzger gegründet, läuft sie seither unter dem Namen Jobpilot und gehört seit 2004 zur Monster Worldwide Deutschland GmbH, bekannt für ihr Portal monster.de. Mittlerweile gibt es in Deutschland über 1 000 Jobportale mit mehreren Millionen vakanten Stellen.
6. Mobile Recruiting
   Ein ebenfalls immer wichtiger werdender Punkt in der Personalbeschaffung ist das Thema Mobile Recruiting. Unter dem Begriff versteht sich das Erreichen potenzieller Bewerber über mobile Endgeräte wie z. B. Smartphones oder Tablets.
7. Talent-Relationship-Management
   Der übliche Ablauf zum Besetzen vakanter Stellen ist, dass die Personalabteilung, sobald eine Stelle zu besetzen ist, eine Anzeige schaltet und auf den Eingang von Bewerbungen wartet. Dieser Vorgang ist reaktiv und eher passiv. Talent-Relationship-Management, kurz TRM, beschreibt dagegen einen Bereich im Personalwesen, bei welchem gegenüber anderen Rekrutierungsmaßnahmen der Fokus auf dem Finden und Halten von potenziellen neuen Mitarbeitern liegt, bevor eine vakante Stelle verfügbar ist.
8. Digitale Bewerberauswahl
   Telefoninterviews sind ein bereits verbreitetes Mittel zur Vorauswahl neuer Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle. Daneben ist ein Anstieg digitaler Einstellungsinterviews und der Einsatz von Online-Assessment-Centern zu verzeichnen. Studien des Online-Karriereportals Staufenbiel ermitteln jährlich beliebte Methoden der Bewerbungswege.
   Videotelefonie und Online-Assessment-Center werden erst seit 2014 in der Studie berücksichtigt, was zeigt, dass dies ein recht neuer, nicht zu missachtender Trend ist. In Asien und Amerika ist diese Form der Vorstellungsgespräche bereits verbreitet und anerkannt, wohingegen Deutschland erst in den Anfängen der Umsetzung ist. Im Jahr 2016 liegt der Anteil der Assessment-Center bei 13 % und der Skype bzw. Videointerviews bei 16 %.
9. Employee-Self-Service
   Hinter dem Begriff Employee-Self-Service stehen administrative Tätigkeiten, auf die im späteren Verlauf genauer eingegangen wird. Employee-Self-Service ist ein Teil eines Mitarbeiterportals. Unter dem Begriff „Portal“ wird verstanden, dass es sich um einen IT-Marktplatz im Internet oder Intranet handelt. Ziele solcher Mitarbeiterportale sind, die breite Masse an Informationen zu bündeln und relevante Daten für Mitarbeiter bereitzustellen. Aber auch personenbezogene Daten werden dort hinterlegt, wie z. B. die Lohnabrechnungsdaten.
10. Digitale Personalakte
    Unter einer digitalen Personalakte ist eine personifizierte digitale Datei zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Dabei ist eine digitale Personalakte Teil eines Dokumenten-Management-Systems, so kann die Personalakte direkt in Arbeitsabläufe integriert werden.
11. Automatisierte Zeugnisgeneratoren
    2015 wurden durchschnittlich drei Viertel der Zeugnisse mit Textprogramm manuell erstellt, nur 15 % nutzten spezielle Software laut einer Studie von Haufe in Zusammenarbeit mit der RIM Marktforschung GmbH. Danach können 40 % der befragten Unternehmen, die auf digitalisierte HR-Prozesse bei der Zeugniserstellung zurückgreifen, nach unter einer Stunde dieses aushändigen, nur 9 % der Unternehmen mit normaler Textverarbeitung können hier mithalten.
12. Datenschutz
    In Unternehmen werden im Rahmen der Personalarbeit persönliche Daten von Mitarbeitern erhoben, verarbeitet und gespeichert. Durch die zunehmende Vermengung von Arbeits- und Privatleben, z. B. die private Nutzung von E-Mail und Internetzugang, stellt die praktische Einhaltung von gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz eine Herausforderung für die Unternehmen dar. Aus Arbeitgebersicht ergeben sich hinsichtlich eigener Kontrollinteressen und nötiger Datenerhebung sowie angesichts des Rechts auf informelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers immer wieder Konfliktsituationen, die es durch klare Regeln und kommunizierte Grenzen zu vermeiden gilt.

Zusätzlich erschweren vielfältige Rechtsgrundlagen zum Arbeitnehmerdatenschutz die regelkonforme Umsetzung. Diese finden sich im Grundgesetz, im BSDG, Telekommunikationsgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, im Arbeitssicherheitsgesetz und der EU-Richtlinie zum Arbeiternehmerschutz.
Der Datenschutz im Arbeitsverhältnis ergibt sich maßgeblich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die zentrale Vorschrift ist der § 32 BDSG. Zulässig ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten nur, soweit es das Bundesdatenschutzgesetz bzw. eine andere Rechtsvorschrift zulässt oder die betroffene Person eingewilligt hat. Die Einwilligung des Betroffenen muss in jeder Phase des Umgangs mit seinen personenbezogenen Daten vorliegen, also bei Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten. Des Weiteren ist der Betroffene der Datenerhebung über den persönlichen Datenbestand, den Zweck der Verarbeitung und die Zugriffsberechtigungen zu informieren. Dieser hat das Recht auf Auskunft, Sperrung und Löschung seiner Daten, welches im Rahmen des Transparenzgebotes und des Betroffenenrechts zu wahren ist.

Der Umgang, also die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten, muss für den Arbeitgeber möglich sein, um seine berechtigten Interessen wahren zu können. Hierzu zählen regelmäßig Daten zum Führen einer Personalakte, zur Arbeitszeiterfassung, zu Zugangs- und Leistungskontrollen sowie Daten zur automatisierten Überweisung von Gehaltszahlungen. Grundsätzlich gilt bereits bei der Planung von automatisierten Prozessen zur Verarbeitung von Personaldaten der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Nach den Datenschutzgesetzen dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie ihre Kenntnis für den Arbeitgeber zur Erfüllung seiner berechtigten Interessen erforderlich ist.

Die Inhalte sind zum Teil aus https://winfwiki.wi-fom.de/index.php/Einfluss_der_Digitalisierung_auf_das_Personalwesen übernommen worden; Lizenzbestimmungen: https://www.gnu.org/licenses/fdl-1.2

 

Quelle: Hochschule für Oekonomie & Management, Düsseldorf, Studiengang Bachelor Wirtschaftsinformatik; Autoren: René Seiffert, Dario Lohr, Béla Varga, Christian Hoffmann; betreuender Professor: Prof. Dr. Uwe Kern; Typ: Fallstudienarbeit.