Einfluss der Digitalisierung auf die Buchhaltung und das Rechnungswesen
Die Idee des „papierlosen Büros“ steht im Zentrum der Transformationbestrebungen der Finanzabteilung. Sämtliche Abläufe in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung sowie die Büroverwaltung sollen auf rein digitalem Weg organisiert und gespeichert werden. Die papierlose Buchhaltung hilft so, Kosten zu sparen, und optimiert bestehende Prozesse.
Kostenreduktionen machen sich dabei nicht nur im Unternehmen durch den schnelleren Austausch von Dokumenten bemerkbar, sondern auch im Umgang mit externen Dienstleistern, beispielsweise beim digitalen Versenden der Unternehmensunterlagen an den eigenen Steuerberater.
Das digitale Belegwesen ist dabei die dynamische Weiterentwicklung der heutigen Finanzbuchhaltung. Im digitalen Belegwesen werden relevante Belege digitalisiert (z. B. per Scanner) und in die Buchhaltungssysteme übernommen. Dort können sie dann, teilweise automatisch, bearbeitet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die fiskalischen Regeln für das manipulationssichere Speichern der gescannten Belege eingehalten werden. Zunehmend werden Geschäftsvorfälle zwischen Firmen auch vollständig digital abgewickelt, sodass eine Digitalisierung von Belegen entfällt.(1)
Ein weiteres Beispiel einer Effizienzsteigerung ist die Einführung einer Software zur automatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen. Per OCR-Erkennung sind Systeme in der Lage, die bestellte Ware mit der Rechnung zu vergleichen. Zahlreiche manuelle Bearbeitungsschritte im Rechnungseingangs- und Rechnungsprüfungsprozess werden eliminiert und auch Bearbeitungsfehler werden reduziert. Durch den beschleunigten Rechnungsdurchlauf lassen sich auch Skontomöglichkeiten besser ausnutzen.
Stammdatenmanagement / EU-DSGVO
Die Qualität der Stammdaten ist ein weiterer zentraler Aspekt bei der Digitalisierung der Finanzabteilung. Im Rahmen der EU-DSGVO müssen für die Stammdatenpflege dabei Prozesse definiert werden, die sowohl das Auskunftsrecht als auch das „Recht auf Vergessen“ gewährleisten.
Da in vielen Unternehmen die Buchhaltung entweder Anwendungen in die Cloud verlagert oder aber eine externe Steuerkanzlei beschäftigt, muss sichergestellt werden, dass Cloud-Anbieter oder Steuerberater ebenfalls die EU-DSGVO-Kriterien erfüllen. Beide sind in der Pflicht, eine entsprechende Konformität nachzuweisen, wobei sich Unternehmen diese vertraglich garantieren lassen sollten.
