An Team-Collaboration führt kein Weg vorbei
von Dr. Bernd Wagner und Lutz Herrmann
Der Digital Workplace rückt Nutzer und deren Anforderungen in den Mittelpunkt. Einfacher Zugriff auf Daten, Applikationen und Dienste bildet die Basis für bestmögliche Kollaboration und neue, innovative Arbeitskonzepte. Damit realisiert der digitale Arbeitsplatz mobile Arbeitswelten, bei denen Teams über die ganze Welt verteilt sein und sich in virtuellen Konferenzräumen treffen und eng austauschen können.
Das ist nicht nur Zukunftsmusik, sondern ein Thema, mit dem sich viele Unternehmen konkret beschäftigen. Dies bestätigt eine von dem Digitalisierungsspezialisten Atos in Auftrag gegebene Umfrage von CIO WaterCooler unter 500 CIOs und CTOs: 73 Prozent gaben an, in den nächsten fünf Jahren Collaboration-Tools einführen zu wollen, 58 Prozent wollen künftig auf Lösungen für virtuelle Meetings setzen.
Collaboration-Plattformen: Kommunikation mit Überblick
Moderne digitale Geschäftsmodelle erfordern erweiterte Funktionalitäten. Telefonie, Messaging und Dateiaustausch müssen sowohl sicher als auch flexibel, effizient und geräteunabhängig sein – kurz: die Produktivität fördern, statt einzuschränken. Um dies zu erreichen, bedarf es der Vereinigung aller für die Kommunikation relevanten Funktionen in einer Anwendung, einer so genannten Collaboration-Plattform, sowie einer einfachen Anbindung an bestehende Kommunikationskanäle und Datenbanken. Plattformen wie Circuit vereinen die Funktionen einzelner Kommunikationstools wie Voice, Video, Screen-Sharing, Messaging und Filesharing auf einer intuitiven Nutzeroberfläche.
Mit einer solchen umfassenden Plattform kann der User beispielweise von einem beliebigen Endgerät aus an Telefonkonferenzen teilnehmen oder das Endgerät während einer laufenden Unterhaltung bei Bedarf wechseln, ohne die laufende Unterhaltung zu unterbrechen.
Die Anbieter entwickeln die Plattformen kontinuierlich weiter und passen sie an die sich verändernden Anforderungen an. Dabei geht es sowohl darum, bewährte Features zu verbessern als auch neue Funktionen zu ergänzen – insbesondere um Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit zu unterstützen. Beispielweise erfassen erweiterte Suchfunktionen nun die gesamte Kommunikation und steigern damit ihren Nutzen.
Moderne Team Collaboration: Mobilität und Flexibilität
Eine ganzheitliche UCC-Plattform stellt Mitarbeitern auf einer einzigen Oberfläche sämtliche Informationen zur Verfügung. Medienbrüche durch den Wechsel zwischen diversen Anwendungsfenstern gibt es nicht mehr, selbst das Tischtelefon am Schreibtisch sollte nahtlos integriert werden: Geht ein Anruf ein, entscheidet der Mitarbeiter selbst, ob er das Telefonat mit dem Tischtelefon, dem Handy oder via PC führen möchte.
Die ideale Applikation ist außerdem mobil: Den Nutzern sollte eine komplette Collaboration-Suite auf Smartphone, Tablet, Laptop oder Smart Watch zur Verfügung stehen. Über die Cloud werden alle Inhalte über alle Endgeräte synchronisiert, sodass Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand bleiben und effizient zusammenarbeiten können.
Die UCC-Plattform Circuit berücksichtigt die Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz: Die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Teams verläuft dynamisch über Instant-Messaging-Chats, in denen sich Nachrichten und Dateien austauschen lassen. Durch die Bündelung der gesamten Kommunikation in einem Kanal bleibt deren Verlauf für alle Nutzer nachvollziehbar und da es keine Medienbrüche mehr gibt, gewinnen bekannte Features wie die Suchfunktion an Nutzen und Effizienz.
Dieser ganzheitliche Kommunikationsansatz ermöglicht eine schnelle Integration neuer Teammitglieder sowie einen raschen Wiedereinstieg nach längerer Abwesenheit, wie dem wohlverdienten Sommerurlaub.
Ein typischer Tag im Leben eines Digitalen Arbeiters
- Ein Projektmanager kann schon morgens beim Frühstück mit dem Tablet per sicherer Verbindung Nachrichten und Termine synchronisieren und Veränderungen in laufenden Projekten abfragen, bevor er sich auf den Weg ins Büro macht.
- Unterwegs kann er via Smartphone bereits erste Telefonate tätigen und wichtige Dokumente per File-Sharing auch anderen Teammitgliedern zur Verfügung stellen. UCC-Tools ermöglichen eine mobile Teilnahme an Telefon- und Videokonferenzen. In seinem Büro angekommen, kann der Projektmanager die auf dem Smartphone begonnene Konferenz nahtlos auf seinem Desktop-PC weiterführen, inklusive Screen-Sharing auf dem größeren Bildschirm.
- Eine häufige Herausforderung im Büroalltag – insbesondere für mobile Mitarbeiter: Man möchte Dokumente ausdrucken, aber der Drucker im Büro ist noch nicht installiert und eingerichtet. Der virtuelle Assistent AVA (Atos Virtual Assistant) von Atos schafft via Sprachsteuerung Abhilfe: Ein autorisierter Mitarbeiter sendet über Atos OneContact den entsprechenden Zugangscode, der den Zugriff auf den Drucker freigibt. Im Shop-Portal kann der Mitarbeiter weitere nützliche Tools wie PDF-Reader herunterladen, um seine Arbeit schnell und autonom zu erledigen.
- Das Einrichten eines Laptops und das Einbinden der Hardware in Projektprozesse und Sicherheitsinfrastrukturen sind weitere Herausforderungen digitaler Mitarbeiter. Ein standardisierter Self-Service ermöglicht ihnen, in weniger als zehn Minuten einen personalisierten Laptop aufzusetzen, der automatisch sämtliche Security-Voraussetzungen und Unternehmenspolicies erfüllt.
Im Fokus steht die User Experience
Bei der Weiterentwicklung von Plattform-Features steht die „User Experience“ im Fokus: Anwender wollen zunehmend große Dateien teilen – Daher wurde beispielsweise die UCC-Plattform Circuit um Schnittstellen zu weit verbreiteten Filesharing-Diensten wie Syncplicity und Microsoft OneDrive ergänzt.
Personalisierungsmöglichkeiten für die Nutzeroberfläche stehen ebenfalls hoch im Kurs: Um die Organisation und Suche zu erleichtern, können Circuit-Nutzer Konversationen mit Labels versehen, abgeschlossene Konversationen archivieren oder via Meeting-Reminder ohne hektische Einwahldatensuche an einem Termin teilnehmen.
Wichtig für die Anwender ist zudem, dass gängiges Zubehör wie Headsets mit der Collaboration-Lösung kompatibel ist und mobile Apps für die gängigen mobilen Endgeräte zur Verfügung stehen. Die Verquickung mit Sprachassistenten wie Siri ist ebenfalls ein geschätztes „Add-on“: So können Nutzer Siri per Sprachbefehl „beauftragen“, Anrufe zu tätigen und Nachrichten zu versenden.
Auch Circuit ist über Audiokommentare steuerbar und verfügt über umfangreiche weitere Funktionalitäten, um Mitarbeiter mit Hör- und/oder Sehbehinderung im Arbeitsalltag zu unterstützen. In der Benutzeroberfläche lassen sich Kontrast und Helligkeit für eine optimale Lesbarkeit einstellen und auch Unterstützung von Screenreader-Software ist gewährleistet.
Auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern wird durch moderne Kommunikationstools vertieft. Beratung, Support und Service lassen sich in vielen Fällen in Chat Rooms, telefonisch mit Visualisierung (Video und/oder Screenshare) oder über Social-Media-Kanäle genauso gut durchführen, als säße man im selben Raum. „Zero Distance“ heißt das Zauberwort – viele Leistungen können aus der Entfernung (remote) in derselben Qualität erbracht werden wie aus der Nähe.
Mit einfachen Plug-and-Play-Videosystemen können so auch kleinere Unternehmen schnell und unkompliziert eine weit spannende Konferenzinfrastruktur errichten – ohne ihre bisherige Hardware kostspielig umrüsten zu müssen. Diese raumbasierten Videosysteme sind damit auch besonders für Mitarbeiter geeignet, die regelmäßig aus dem Home Office heraus arbeiten.
Die Zukunft von UCC liegt in der Cloud
Cloud-basierte Lösungen wie Circuit werden mehr und mehr zum Standard – nicht nur aufgrund der ISDN-Abschaltung: Die hohe Skalierbarkeit schafft zusätzliche Zukunfts- und Planungssicherheit – gerade für Start-ups und den Mittelstand ein wichtiger Aspekt. Solche Lösungen erfordern außerdem keinerlei zusätzliche Hardware, beschleunigen damit Rollouts und minimieren Installations- und Administrationsaufwand auf Unternehmensseite. Die Plattform ist darüber hinaus auch mit VDI-Clients von VMware und Citrix kompatibel und wird damit zum Bestandteil dieser sicheren, zentralisierten Desktop-Management-Lösungen.
Durchdachte und ganzheitlich integrierte UCC-Applikationen sind die Basis für eine erfolgreiche und zukunftsgewandte Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams im Zeitalter der Digitalisierung.
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Dr. Bernd Wagner
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