Neues Lizenzmanagement

Die Lizenzmodelle der Softwareindustrie wandeln sich im Zuge des Cloud-Computings. Neue Abrechnungsmodelle müssen kalkuliert werden.

Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Prof. Dr. Andreas Gadatsch, Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, und Dipl.-Kfm. Stefan Brassel M. A., Bechtle AG, über zukünftige Lizenzpraktiken und die damit einhergehenden Folgen für Unternehmen.

Herr Prof. Dr. Gadatsch, wie werden cloudbasierte Software- und Infrastruktur-Services die heutige IT-Nutzungskultur in den Unternehmen verändern?
Die IT-Leistungen vermischen sich zunehmend mit Business-Leistungen. Der Unterschied zwischen IT und Business verschwindet immer mehr. Anwender werden Leistungen beziehen und nicht danach fragen, ob „die eigene IT das kann oder nicht“. Dies bedeutet, dass der CIO bzw. der CDO mehr in die Rolle des Moderators, Beschaffers und Koordinators wechselt und Innovationen ganzheitlich vorantreiben muss.

Und was ändert sich im Kontext der jetzigen Lizenzpraktiken?
In der Vergangenheit verbanden Kunden mit „Lizenzierung“ lediglich softwaretechnologische sowie lizenzrechtliche Fragestellungen. Software- und Businessstrategie wurden als getrennte Bereiche eingestuft und von verschiedenen Personen verantwortet. In diesem Zusammenhang tauchte die Frage nach dem eigenen IT-Betrieb bzw. internen Unternehmensprozessen – insb. die Fragestellung nach dem sogenannten „Wertbeitrag“ der IT zum Unternehmenszweck im Rahmen der Servicedienstleistung – auf, welche die IT den Fachabteilungen anzubieten hatte. Die Entscheider im Unternehmen hatten oftmals lediglich einen Fokus auf den finanziellen Aspekt. Zudem waren Kaufentscheidungen im Standardsoftwareumfeld oftmals durch die Compliance-Überprüfungen der Lizenzgeber „beeinflusst“ und weniger technologisch getrieben. Wenn Unternehmen sich mit Outsourcing befassten, passierte dies i. d. R. unabhängig von der Softwarebeschaffung, im Rahmen einer grundsätzlichen Strategiediskussion, oftmals vor dem Hintergrund von Kostensenkungsaspekten. Bedingt durch die „Verschmelzung von Software und Hardware sowie Serviceanteilen“ zu Cloud-Diensten, kann man im Rahmen von „Lizenzierung“ nun über Outsourcing durch die Hintertür sprechen. Der Eingriff in Unternehmensprozesse ist teilweise enorm (als Beispiel sei hier nur die technologische Abhängigkeit von Diensten wie Office 365 vom Design des „Active Directory“ eines Kunden genannt), die Anbieterauswahl stark eingeschränkt und SLAs und Haftungsfragen können i. d. R. nicht verhandelt werden. In diesem Zusammenhang gilt es zudem, die Grundsätze der „Principal Agent Theory“ und des Transaktionskostenansatzes im Auge zu behalten.

  • Durch Cloud-Dienste entsteht ein enormes Einsparpotenzial im IT-Betreib, jedoch sollte im Vorfeld eine ausführliche technische Evaluation und eine Analyse der zur Diskussion stehenden Vertragswerke stattfinden.
  • Wo der Einfluss auf die SLAs von großer Bedeutung ist, kann es sinnvoll sein, auf „lokale“ Outsourcing-Partner zu setzen, mit denen Vertragsinhalte noch verhandelt werden können.
  • Früher sorgte der IT-Controller einfach für möglichst niedrige Lizenzgebühren und Mengenvolumina, heute muss er er einen vollständigen Business-Case erstellen bzw. bewerten und ggf. nach Alternativen suchen.

Herr Brassel, wie reagieren Unternehmen am besten und schnell darauf?
Entscheidend ist im ersten Schritt, dass sich die IT-Abteilungen der Unternehmen der Auswirkungen dieser Entwicklung bewusst werden und der CIO in seiner Rolle als Schnittstelle zum Management das Thema „Softwarebeschaffung“ unter den neuen Gegebenheiten auf Managementebene strategisch diskutiert. Hieran schließt sich die Frage nach den Anforderungen an die interne IT an (Wertbeitrag der IT zum Unternehmenszweck). Es ist zu klären, welche der erbrachten Leistungen eher „Commodity“ ohne strategische Relevanz sind und welche Leistungen als erfolgskritisch für die Unternehmensstrategie angesehen werden können.

Was müssen Unternehmen jetzt konkret tun?

Dipl.-Kfm. Stefan Brassel M. A.

Zu empfehlen ist hier eine Analyse und Clusterung der Unternehmensdaten. Welche Daten sind für den Unternehmenserfolg so entscheidend, dass sie nicht herausgegeben werden können, selbst wenn sie verschlüsselt wurden, und welche Daten könnte man auslagern? Im Allgemeinen bietet es sich an, über die Auslagerung von Basis-IT-Services wie Mail, Collaboration, Communication und DataShare nachzudenken. Denn hier lassen sich neben Standardisierungsüberlegungen und Einsparpotenzialen im IT-Betrieb insb. auch Optimierungen im Bereich der Administration realisieren. Dies erfordert jedoch im Vorfeld neben einer ausführlichen technischen Evaluation auch eine Analyse der zur Diskussion stehenden Vertragswerke in Bezug auf „Service Level Agreements“ (SLA), Pönalen (Strafen für SLA-Verletzungen), Datenschutz, Laufzeiten und Kündigungsfristen. Auch gilt es, den „regulären“ Unternehmensbetrieb im Verhältnis zu extrem störempfindlichen Unternehmensbereichen, wie z. B. einem Produktionsbetrieb, zu analysieren und für den IT-Support jedes einzelnen Unternehmensbereiches eine gesonderte „Make or buy“-Entscheidung zu treffen.

 

 

 

Herr Prof. Dr. Gadatsch, wie wirkt sich der Wandel auf das IT-Controlling aus?

Dr. Andreas Gadatsch, Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Die Rolle des IT-Controllers besteht ja für viele immer noch im jährlichen Aufstellen von IT-Budgets und deren monatlicher Kontrolle. Diese Eingrenzung ist historisch bedingt nachvollziehbar, weil früher hohe IT-Kosten „verdächtig“ waren und die Unternehmensleitung bestrebt war, die IT-Kosten möglichst zu senken. Beim klassischen Lizenzcontrolling hat dieses Modell noch funktioniert. Der IT-Controller sorgt für möglichst niedrige Lizenzgebühren und Mengenvolumina in Kooperation mit dem IT-Einkauf. Heute wird eher danach gefragt, welche IT-Investitionen sinnvoll sind und wie sie sich auf die Geschäfte des Unternehmens auswirken. Im Rahmen der aktuellen Veränderungen müssen komplexe Prozesse bewertet werden. Dies macht die Aufgabe des IT-Controllers wesentlich schwieriger. Er muss nun einen vollständigen Business-Case erstellen bzw. bewerten und ggf. auch nach Alternativen suchen.
Müssen neue Attribute, Begriffe oder Rollen für das Risikomanagement gefunden werden?
Neue Begriffe sind immer gut für Berater, Journalisten und Wissenschaftler. Oft findet man aber den bekannten alten Wein in neuen Schläuchen. Es kommt aber immer auf die Inhalte an. Das Risikomanagement war bislang im IT-Controlling nur ein Thema von vielen. Es ist aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen wahrscheinlich, dass die Aufgabengebiete IT-Controlling und IT-Risikomanagement enger zusammenwachsen. Vielleicht ist Risikomanagement in Zukunft eine Kernaufgabe des IT-Controllers.

Herr Brassel, quasi die Renaissance der SLA?
Eher eine ganz neue Wahrnehmung der Bedeutung von unternehmensinternen SLAs. Den Unternehmen muss bewusst sein, dass sie etwas „Outsourcen“ um Geld zu sparen, womit der beteiligte Dienstleister aber dennoch Geld verdienen möchte. So etwas funktioniert nur über Skalierung bzw. Standardisierung. Die SLAs im Rahmen von Diensten wie z. B. Office 365 der Firma Microsoft sind im Prinzip nicht verhandelbar. Der Dienst ist auch nur oberflächlich individuell „konfigurierbar“. Die Prozesse, Verfügbarkeit und Haftungsfragen sind weitestgehend vom Anbieter vorgegeben und weltweit standardisiert. Das wirft im Bezug auf SLAs ganz neue Fragen auf. Wo vom Nachfrager maximale Flexibilität und Verfügbarkeit gefordert werden, scheiden solche hochstandardisierten Dienste eher aus. Wo der Einfluss auf die SLAs von großer Bedeutung ist, kann es nach wie vor sinnvoll sein, auf „lokale“ Outsourcing-Partner zu setzen, mit denen die Vertragsinhalte noch verhandelt werden können. Somit könnte man eher von einer Renaissance der grundsätzlichen Make-or-buy-Strategie in einem Unternehmen sprechen, des grundsätzlichen Sourcingansatzes vor dem Hintergrund der Anforderungen an SLAs. Zumindest was IT-Dienste betrifft.

Herr Prof. Dr. Gadatsch, CIO, CEO und CDO: Wie sieht die neue Rollenverteilung im Kontext der „transformierten IT“ aus?
Die Rolle des CIO wurde über 20 Jahre lang diskutiert, trotzdem finden Sie in den Unternehmen immer noch sehr unterschiedliche Sichten. Die Rolle des CDO wird ja gerade erst langsam klarer, wenngleich die Diskussion noch im vollen Gang ist. Egal, wer die digitale Transformation treibt, ein klassischer IT-Leiter, ein CIO oder ein CDO: Sie bleibt im Kern Chefsache und damit ist der CEO immer involviert.

Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar.
Lizenzbestimmungen: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/


Informationen zu Prof. Dr. Andreas Gadatsch

Informationen zu Dipl. Kfm Stefan Brassel M.A.

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