Personalverantwortliche brauchen mehr Freiraum für strategische Arbeit.
von Benedikt Lell
People First“ ist nicht nur das Firmenmotto von PeopleDoc by Ultimate Software, sondern die Essenz der unternehmerischen Tätigkeit. Angetrieben von der Idee, die „Employee Experience“ stetig zu verbessern, bietet PeopleDoc eine umfassende HR-Service-Delivery-Plattform in der Cloud. Als native Cloud-Plattform bietet PeopleDoc mehrere technische und kommerzielle Vorteile: Es muss keine teure Infrastruktur mehr bereitgestellt werden, um Systeme aufzusetzen und zu administrieren. Regelmäßige Updates und Funktionserweiterungen sind im Preis inbegriffen, wodurch das System immer auf dem aktuellen Stand ist und keine eigenen Mitarbeiterkapazitäten für die Entwicklung oder Releasewechsel in Anspruch genommen werden müssen. Mittlerweile werden dabei keine neuen Releases mehr veröffentlicht, sondern Continuous Deployment genutzt: Eine Funktion wird entwickelt und umfassend getestet, bis das Ergebnis allen Anforderungen entspricht, und dann in die Produktionsumgebung integriert. Durch die Mietmodelle vereinfachen sich die Investitionsmöglichkeiten für Unternehmen. Skalierungsmöglichkeiten entstehen, es wird nur bezahlt, was wirklich genutzt wird. Bei PeopleDoc beispielsweise richtet sich der monatliche Mietpreis nach der Mitarbeiteranzahl.
Die Implementierungsdauer der PeopleDoc- Lösung variiert dabei in Abhängigkeit von ihrem Umfang. Die Einführung einer digitalen Personalakte kann bereits nach wenigen Wochen abgeschlossen sein. Umfangreichere Lösungen mit mehreren Hundert Prozessen weltweit dauern entsprechend länger. Die PeopleDoc-Cloudplattform steht dem Kunden bereits direkt nach Vertragsabschluss aus technischer Sicht vollumfänglich zur Verfügung. Mit der funktionalen Konfiguration von Prozessen kann sofort begonnen werden. Hierbei kommt der HR eine zentrale Rolle zu: Die funktionale Konfiguration von HR-Prozessen kann durch HR selbst ohne technisches Customizing oder gar Programmierung durchgeführt werden.
Positive Employee Experience
Die cloudbasierte HR-Service-Delivery-Lösung von PeopleDoc verbessert das Service-Erlebnis der Mitarbeiter bei der Interaktion mit HR während des gesamten Employee-Lifecycles: vom Onboarding bis zum Offboarding. Dabei sollten die Mitarbeiter mindestens die gleiche Servicequalität erfahren, wie die besten Kunden eines Unternehmens. Die bessere Employee Experience trägt nicht nur zu einer Steigerung der Arbeitsmotivation und somit der Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter für das Unternehmen bei. Die Employee Experience liefert über den direkten Austausch zwischen den Mitarbeitern einen unmittelbaren Mehrwert für das „Employer Branding“ und erleichtert dadurch auch den Erfolg beim Recruiting.
Vier Erkenntnisse: Employee Experience richtig umsetzen
Motivation lässt sich auch in Zahlen ablesen: Eine Gallup-Studie aus 2016 zeigt auf, dass motivierte Mitarbeiter profitable Mitarbeiter sind und im Schnitt 21 Prozent mehr Umsatz erwirtschaften, 17 Prozent produktiver sind und um 10 Prozent bessere Kundenbewertungen erzeugen. Doch was macht ein motiviertes Team aus? Wie werden Mitarbeiter motiviert?
- Mitarbeiter sind motivierter, wenn das „Unternehmensleitbild“ klar definiert ist.
- Mitarbeiter aller Ebenen freuen sich über Anerkennung.
- Bei großen Problemen ist Teamarbeit ein entscheidender Faktor.
- Mitarbeiter wollen gehört werden. Sie brauchen regelmäßiges Feedback
Die Leistung der HR am Mitarbeiter beginnt mit dem Onboarding. Die Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein wich- tiger, aber auch dokumentenintensiver Prozess. Er erfordert ein koordiniertes Vorgehen zwischen verschiedenen Managern und Ab- teilungen. Früher vergingen allein für die Zustellung des Arbeitsvertrags nach einem über- zeugenden Vorstellungsgespräch ein bis zwei Wochen. Gerade im „War for Talents“ sind das ein bis zwei Wochen zu viel, die der Mitarbeiter Zeit hat, sich anderweitig zu orientieren, obwohl die Kosten für die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter ständig steigen.
Digitale Lösungen tilgen nicht nur dieses Risiko, sondern schaffen auch Begeisterung. Bereits 30 Minuten nach Abschluss des Bewerbungsgesprächs erhält der Mitarbeiter einen Link zu seinem bereits vom Arbeitgeber unterschriebenen Arbeitsvertrag. Er selbst kann diesen jetzt dort per digitaler Signatur unterzeichnen. Der neue Mitarbeiter erhält Zugriff auf das firmeneigene Onboarding-Portal, auf das auch von den mobilen Endgeräten wie Smartphones zugegriffen werden kann. Hier findet der neue Mitarbeiter relevante Informationen zur Vorbereitung auf die neue Stelle und beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag damit, alle administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel das Ausfüllen von Formularen und Checklisten, zu erledigen. Durch strukturierte, auditierungsfähige Prozesse wird zudem die Einhaltung aller relevanten Compliance-Vorgaben im Onboarding gewährleistet.
Auf diese Weise vereinfacht eine automatisierte Onboarding-Lösung den Einführungs- und Einarbeitungsprozess. Mitarbeiter können vom ersten Tag an produktiver arbeiten und verknüpfen mit dem Onboarding eine positive Erfahrung.
Vorteile einer digitalen Personalakte
Die Dokumente aus Recruiting und Onboarding werden dabei zentral in einer digitalen Personalakte aufbewahrt. Dort werden auch alle weiteren Unterlagen aufbewahrt, die im Laufe des Employee-Lifecycles erstellt werden. Somit ist die digitale Personalakte zentrale Informationsquelle über einen Mitarbeiter.
Nach der Analyse unseres Onboarding-Prozesses haben wir im ersten Schritt alle Dokumente digitalisiert. Mit PeopleDoc war es dann möglich, Dokumente elektronisch zu signieren und automatisch in der Personalakte zu speichern.
Erin Montgomery, Vice President HR Systeme, American Express
Eine digitale Personalakte hat dabei verschiedene Vorteile im Vergleich zu einer Papierakte: Zum einen die direkte Kostenersparnis durch eine wesentlich erhöhte Effizienz im Dokumentenhandling sowie den Wegfall der Kosten für die Lagerung von Papierakten. Genauso wichtig sind allerdings die Vorteile, die sich nicht direkt als Kostenfaktor beziffern lassen, hinsichtlich der Compliance. Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte müssen für jeden einzelnen Dokumenttyp in der Personalakte geregelt werden. Die Einhaltung der Compliance-Vorschriften ist mit Papierakten schlichtweg nicht mehr machbar. Es ist unmöglich, bei einer Regeländerung manuell Zigtausende Personalakten zu durchforsten und zu prüfen, ob gegebenenfalls ein Dokument entfernt werden muss.
Neben der Bereitstellung der HR-Service-Delivery-Cloudplattform unterstützt PeopleDoc seine Kunden auch mit Informationen zu Datenschutz- und Compliancethemen in über 40 Ländern weltweit.
HR Compliance Assist ist ein Online-Portal, in dem Kunden übersichtlich zusammengefasst die wichtigsten Regularien zur elektronischen Verarbeitung von Personaldaten und Personaldokumenten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gehört auch eine Übersicht über die länderspezifischen Aufbewahrungsfristen einzelner Dokumenttypen in jedem Land. Zudem bietet PeopleDoc mit ComplianceWatch einen Newsletter, der Kunden über Änderungen informiert und Praxisbeispiele gibt, um komplexe Fachthemen über Ländergrenzen zu managen.
Kernaussagen
- Die Personalabteilung produziert mehr Dokumente als jede andere Abteilung im Unternehmen – zu oft werden diese auch noch manuell verwaltet.
- Eine digitale Personalakte ist ein großer Schritt mit vielen Vorteilen; unter ande- rem mehr Rechtssicherheit bei Aufbe- wahrungsfristen.
- Für die HR-Abteilung entstehen durch Automatisierung durch KI Freiräume. Es bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die einen strategischen Mehrwert bieten, wie die Employee Experience.
- Zukünftige Aufgabe von HR wird es sein, zu verstehen, was die Mitarbeiter motiviert.
RPA, KI und Freiräume für HR
Fakt ist, die Personalabteilung produziert mehr Dokumente als jede andere Unternehmensabteilung. In einer traditionellen HR-Abteilung sind daher Mitarbeiter oft nur mit der manuellen Bearbeitung dieser Dokumente beschäftigt. Auch in der Interaktion zwischen Mitarbeiter und HR über das Employee Case Management fallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte an. Nahezu kein HR-Prozess findet ausschließlich in einem System statt. In der Realität sind in einem fachlichen Geschäftsprozess mehrere Systeme beteiligt – und oftmals werden die einzelnen Systeme manuell durch HR angetriggert. Genau hier setzt die „Robotic Process Automation“ (RPA) an. Die Bots übernehmen als „Click-Maschine“ voll automatisiert und in Realtime repetitive Aufgaben, die vormals manuell und zeitaufwendig durch HR-Fachkräfte durchgeführt wurden.
Die Technologie erlaubt es den verwendeten Systemen, im Hintergrund miteinander zu kommunizieren und Prozesse abzuschließen. Die Bots können dabei sogar anhand vordefinierter Logiken eigenständig Entscheidungen treffen. So entstehen „Multi-Applikation“-Geschäftsprozesse, die den fachlichen Prozess über Systemgrenzen hinweg vollständig automatisiert abbilden.
Für die HR-Abteilung entstehen durch Automatisierung mit KI Freiräume. Es bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die den Mitarbeitern einen echten Mehrwert bieten, wie Mitarbeiterentwicklung und Karriereplanung.
Künstliche Intelligenz geht jedoch noch einen Schritt weiter. Basierend auf den verarbeiteten Daten werden die Systeme in die Lage versetzt, nicht nur Empfehlungen auszusprechen, sondern ganz konkrete Aktionen in die Wege zu leiten, z. B. im Sinne eines proaktiven Talent-Managements Mitarbeitern bestimmte Schulungen anzubieten.
Für die HR-Abteilung entstehen durch die Automatisierung durch RPA und KI neue Freiräume. Es bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die den Mitarbeitern einen Mehrwert bieten, wie die Mitarbeiterentwicklung und Karriereplanung.
Zukünftig wird HR wesentlich intensiver mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten. Ihre Aufgabe wird es sein, zu verstehen, was die Mitarbeiter – heruntergebrochen auf einzelne Abteilungen – motiviert oder demotiviert. PeopleDoc Advanced Analytics ermöglicht eine Einsicht in zuvor unbekannte Daten. Wie lange dauert es, bis ein Mitarbeiter einen Vertrag unterschrieben hat? Zu welchen Themen gehen die meisten Mitarbeiteranfragen ein? Ausgestattet mit diesen Informationen kann HR jetzt Engpässe umgehend beheben und die eigene Performance messen, um Mitarbeitern den besten Service und Support zu bieten.
Künstliche Intelligenz in Verbindung mit Natural-Language-Processing ist dabei in der Lage, Fließtexte sowohl von Mitarbeiterbefragungen als auch von externen Quellen, z. B. Arbeitgeberbewertungsportalen, automatisiert zu analysieren und wichtige Erkenntnisse zu generieren. So lässt sich nicht nur herausfinden, welche Themen Mitarbeiter beschäftigen, sondern auch, welche Emotionen damit verbunden sind. Hieraus lassen sich Maßnahmen ableiten, die Arbeitserfahrung weiter zu verbessern – ganz im Sinne von „People First“. //
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