ECM & EIM: Trends
Open-Source-ECM
Man spricht von Open-Source-ECM-Lösungen, wenn drei Kriterien erfüllt sind: ein lesbarer Quellcode, die Möglichkeit, die Software beliebig zu kopieren, zu verbreiten und zu nutzen, und die Möglichkeit, die Software zu verändern und in veränderter Form weiterzugeben. Kein Wunder, dass der Open-Source-Gedanke, der sich bis in die 1970er-Jahre zurückverfolgen lässt, auch den ECM-Markt erreicht hat, bietet Open Source doch verschiedene strategische Vorteile. Dazu zählen eine in der Regel höhere Produktqualität, da Fehler schneller bemerkt werden, die Vermeidung von Lizenzkosten sowie eine höhere Integrations- und Migrationsfähigkeit sowie Zukunftssicherheit der Produkte durch Verwendung offener Standards.
„Enterprise Information Management“ (EIM)
Wie bereits beschrieben, kann das EIM als eine Art Weiterentwicklung des ECM verstanden werden. Für Dr. Ulrich Kampffmeier vereint EIM „funktionale Ansätze von Enterprise-Content-Management, Business-Process-Management, Enterprise-Search, Business-Intelligence, Governance-Risk-Compliance-Management-Infrastructure, Data-Warehousing und Information-Lifecycle-Management“.
EIM-Lösungen, die stärker als das klassische ECM den Gedanken der Nachhaltigkeit und der Compliance verpflichtet sind, betreffen den gesamten Lebenszyklus von Daten der unterschiedlichsten Form (Dokumente, Akten, Vorgänge etc.).
Kognitive Intelligenz und Smart Data
Was tun, wenn die Datenmenge stetig anwächst und auch die beste Ordnung das zeit- und damit kostenintensive Suchen nicht verhindern kann? Hier setzen Smart-Data-Lösungen an, die Wissensarbeitern einen schnellen, personalisierten Zugriff auf geschäftsrelevante Daten bieten.
Oft verfügen diese Lösungen über Monitoring- und Reporting-Apps, mit denen sich die Information-Management-Compliance kontrollieren lässt, sowie weitere suchbasierte Info-Apps. Gute Lösungen zeichnen sich zudem dadurch aus, dass sie für das Teilen von Rechercheergebnissen sorgen sowie Informationen mit Metadaten und Querbeziehungen zu anderen Informationen anreichern, was diese noch wertvoller macht.
Chatbots und „it Robotic Process Automation“ (RPA)
Chatbots, sogenannte „virtuelle Assistenten“, werden eingesetzt, um eine kostengünstige, weil weitgehend automatisierte Kontaktmöglichkeit zwischen Unternehmen und Kunden zu schaffen. In der Vergangenheit wurde die Verwendung von Chatbots kritisiert – sie führten weder zu einer positiven „Customer-Experience“ noch verhinderten sie Rückfragen von Kunden. Außerdem müssten sie teuer manuell programmiert werden. (So gesehen schien das von Analysten erwartete Automatisierungspotenzial zwischen 25 und 70 Prozent allzu optimistisch.)
Das galt für die erste Generation der Chatbots. Chatbots der nächsten Generation müssen nicht mehr manuell „gefüttert“ werden; sie beziehen ihr Wissen aus dem Expertenwissen des Unternehmens und lernen laufend hinzu. Der Einsatz dieser „intelligenten“ Chatbots wird voraussichtlich die Kosten in den Unternehmen massiv senken.
Mobiles ECM
Egal ob Führungskraft, Vertriebsmitarbeiter, Projektmanager oder Kundenbetreuer – viele Mitarbeiter in Unternehmen sind darauf angewiesen, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf E-Mails, Angebote, Korrespondenzen, Memos oder Grafiken zurückgreifen zu können. So ist es nicht erstaunlich, dass der Markt für mobile ECM-Lösungen wächst. Viele dieser Windows-Mobile- oder androidbasierten Lösungen verfügen über Frontends für iPhones oder iPads.
Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2014 zum Thema „ECM im Mittelstand“ sahen 67 Prozent der befragten Entscheider den wichtigsten Vorteil des mobilen ECM im schnelleren Zugriff auf Informationen, gefolgt von niedrigerem Aufwand und niedrigeren Kosten für die Dokumentation (57 Prozent) und einem ortsunabhängigen Zugriff (34 Prozent).
