Vom ECM zum EIM

Auf den Content kommt es an: Die Informationsbeschaffung und -verarbeitung erfordert eine sich selbst optimierende Organisation.

von Dr. Ralf Magagnoli

Wer nicht mit der Zeit geht, wird mit der Zeit gehen“, sagt ein Sprichwort. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihren Beschäftigten, aber auch Kunden und anderen Geschäftspartnern zeitnah Informationen bereitzustellen – und zwar auf unterschiedlichsten Kanälen. Diese Informationen müssen nicht nur schnell, sondern auch sicher und hochwertig sein. Im Vordergrund steht dabei der Nutzen des Anwenders, egal ob er als Beschäftigter im Unternehmen selbst arbeitet oder ein Externer ist.

Die Informationsbeschaffung und -verarbeitung erfordert also eine sich selbst optimierende Organisation, sprich das Unternehmen muss aus den Informationen lernen und das Angebot anwenderorientiert anpassen. Zudem erwarten Geschäftspartner, Informationen über die selbst gewählten Kanäle zu erhalten und auszutauschen, ohne dass es zu Beeinträchtigungen der Informationsqualität kommt.

„Enterprise Content Management“ und „Enterprise Information Management“

Damit steigen die Anforderungen an Systeme im Hintergrund, die Informationen sammeln, kontextuell verbinden und Prozesse steuern, also an ECM-Systeme („Enterprise Content Management“) und EIM-Systeme („Enterprise Information Management“). ECM- und EIM-Systeme helfen also dabei, Mitarbeiter beim Erfassen, Suchen, Verwalten und Verteilen von Daten zu entlasten, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen und somit die Effizienz der Prozesse zu steigern – und darüber hinaus die Qualität der gelieferten Daten zu verbessern. ECM und EIM sind also nahe Verwandte, wenngleich man das EIM in gewisser Weise als Weiterentwicklung des ECM-Ansatzes sehen kann. Beim ECM steht der technische Aspekt im Vordergrund: Es geht um Technologien, die das Erfassen, Verwalten, Speichern, Sichern und Bereitstellen von Daten ermöglichen, mit denen organisatorische Prozesse unterstützt werden. Hierbei handelt es sich meist um unstrukturierte oder schwach strukturierte Daten. Das EIM geht darüber hinaus: Stärker als beim ECM steht der jeweilige Anwender, egal ob Interner oder Externer, mit seinen spezifischen Bedürfnissen im Mittelpunkt. Mehr als beim ECM geht es beim EIM um kommunikative, informelle und organisatorische Aufgaben. Zudem bieten EIM-Systeme größere Möglichkeiten zur Verwaltung von strukturierten und unstrukturierten Daten.

Integration unterschiedlicher Systeme

Die Herausforderung, vor der sowohl ECM- als auch EIM-Systeme stehen, besteht darin, Daten aus unterschiedlichen Systemen zu verbinden und, soweit dies möglich ist, automatisch zu klassifizieren und zu verarbeiten. Hier spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle, geht es doch zunehmend darum, plattformübergreifend zu arbeiten, Insellösungen und vertikale Applikationen zu integrieren und etwaige Datenbrüche zu vermeiden. Außerdem wird das Thema Mobilität wichtiger: Der Anwender möchte die Daten nicht nur von seinem Rechner, sondern mobil auf seinem Smartphone per App bereitgestellt bekommen: Zum Beispiel der Vertriebler, der sich auf ein Kundengespräch vorbereitet und dazu die Kundenhistorie abrufen will. Oder der Manager, der für ein Treffen mit dem Lieferanten Informationen über verspätete Lieferungen benötigt.

Im Allgemeinen gilt: Je weniger der Nutzer bemerkt, welche Systeme im Hintergrund stehen, je mehr ihm nur diejenigen Daten zur Verfügung gestellt werden, die er für seine Arbeit benötigt – statt einer Datenflut, die er nicht bewältigen kann –, je besser man sich an die Bedürfnisse des Nutzers anpassen kann, umso besser funktionieren ECM und EIM. Im Folgenden sollen einige Trends und Geschäftsmodelle vorgestellt werden.

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