Abteilung Personal

Einfluss der Digitalisierung auf das Personalwesen

In der heutigen Zeit greift die Digitalisierung immer weiter in die Arbeitswelt und in die damit vorhandenen Prozesse eines Unternehmens ein. Es existiert kaum ein Prozess in der Personalabteilung, der nicht unter dem Einfluss der Digitalisierung steht. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten der Organisation von Personalarbeit, neue Herausforderungen an Mitarbeiter und neue Risiken.

Die Aufgabenprofile wandeln sich durch künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung. Software-Bots und smarte Assistenten helfen, stupides Arbeiten zu vermeiden, und schaffen neue Freiräume für Personaler, die mit strategischen Aufgeben besetzt werden. Der HR-Bereich wird so zum Partner der Geschäftsführung und der einstige Verwalter von Mitarbeitern wird zum proaktiven Dienstleister im Unternehmen.

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR 4.0: die knappen Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Dabei helfen neue Recruitingmaßnahmen und Analysen sowie ein gekonntes Employer-Branding.

Vorhandenes Fachpersonal wird durch neu eingeführte Lernmethoden und Motivationsprogramme weiterentwickelt und ist in der Lage, durch Performancemanagement mittels Big Data Prozesse optimal zu steuern.
HR-Personal der Zukunft wird aufgrund der großen Masse an personenbezogenen Daten, die gesammelt werden, zunehmend die Balance zwischen Daten- und Mitarbeiterschutz finden müssen, Datensicherheit und Datenschutz werden daher eine wichtige Rolle im digitalisierten Personalwesen einnehmen. Gerade die Nutzung personenbezogener Daten für KI-optimierte Prozesse ist dabei problembehaftet.

Neue Kompetenzanforderungen

Megatrends wie die Digitalisierung oder der demografische Wandel stellen die jetzige Position des Personalwesens in Unternehmen mit Blick auf die Wahrnehmung seiner Funktionen und seines Wertbeitrages vor große Herausforderungen. Technologietreiber der Märkte sorgen für neue Geschäftsmodelle, Unternehmensstrukturen und Arbeitsumfelder für Arbeitnehmer, die Verknappung von lokalen Fachkräften und Spezialisten sorgt zusätzlich für Veränderungen in der strategischen Personalplanung. Gleichzeitig wächst die sogenannte Gig-Economy: Vor allem im IT-Bereich gehören Arbeitnehmer nicht länger fest zu einer Organisation, sondern bieten ihre Dienstleistung projektbezogen auf Plattformen an und sind so zeitlich befristet für verschiedene Auftraggeber tätig. Die On- und Offboarding-Prozesse im Unternehmen nehmen entsprechend zu, wodurch auch der administrative Aufwand steigt und sich die Einführung einer Automatisierungslösung entsprechend rentiert.

Um den verschiedenen Herausforderungen Rechnung zu tragen, werden völlig neue Kompetenzen von den Mitarbeitern des Personalwesens erwartet. Diese können in die Kategorien Recruitment, Learning & Development, Performancemanagement und Employer-Branding unterteilt werden.

Heutige Personalfunktionen generieren eine große Menge an Daten, welche zukünftig analytisch durch Big-Data-Verfahren ausgewertet werden müssen, um strategische Schlussfolgerungen und Problemlösungen anbieten zu können.

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Weiterführende Beiträge aus TREND REPORT zum Thema

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Recruitment & Employer-Branding

Der „War for Talents“ hat bereits begonnen und wird durch den Megatrend „demografischer Wandel“ auch bestehen bleiben. Unternehmen, die in Zukunft die fähigsten Fachkräfte zu den günstigsten Konditionen in kürzester Zeit für sich gewinnen können, werden sich so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern können, der nur schwer wieder einzuholen sein wird. Recruiter werden hier in der Lage sein müssen, mittels analytischer Verfahren dynamisch wechselnde Bedarfssituationen vorausschauend zu erkennen und mit neuen innovativen Recruitingverfahren Bewerber für das Unternehmen zu gewinnen.

Beispielsweise bietet es sich bei einer großen Zahl eingehender Bewerbungen an, Chatbots und schlaue Algorithmen für die Vorauswahl einzusetzen. Big Data und Predictive Analytics ermöglichen objektiv fundierte Entscheidungen, wenn sie zur Aggregation und Darstellung sämtlicher Bewerberdaten eingesetzt werden. Damit Kandidaten ihre Unterlagen mit minimalem Aufwand an die Wunscharbeitgeber senden können, sollten Unternehmen One-Click-Bewerbungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen. Die Liste ließe sich noch deutlich erweitern und es ist die Aufgabe der HR-Verantwortlichen, die richtigen Technologien einzusetzen und dabei auf dem neusten Stand zu bleiben.

Trotz aller technischen Möglichkeiten sollte das Unternehmen jedoch weiterhin den direkten Kontakt mit den Kandidaten pflegen und persönliche Personalentscheidungen fällen: Je rarer die begehrten Fachkräfte werden, desto mehr legen sie bei einer Stellenbewerbung darauf Wert, als VIP behandelt – wenn nicht gar hofiert – zu werden. Active Sourcing, also die proaktive Recherche und Ansprache potenzieller Mitarbeiter im Rahmen von Social Media, Karriere-Netzwerken, Messen und unternehmenseigenen Talent-Pools, geht in die gleiche Schlagrichtung.

Ziel ist der Aufbau einer langfristigen Beziehung zu interessanten Kandidaten, um sie bei Bedarf für neu entstehende Vakanzen zu gewinnen. Auch eigene Mitarbeiter können dabei als Markenbotschafter wirken. Dieses Influencer-Recruiting wirkt meist effektiver als sämtliche Argumente im Bewerbungsgespräch.(1)

Learning & Development

Mithilfe von neuen Lerntechniken, Wissensdatenbanken und Anreizen zum spielerischen Lernen wird es wichtig sein, Mitarbeiter zu motivieren, neue Aufgaben im Unternehmen wahrzunehmen und somit auch einen Wettbewerbsbeitrag zu leisten. Die Methoden der Wissensvermittlung in der beruflichen Aus- und Weiterbildung ändern sich. Lernziele werden zukünftig als Matrix organisiert, d. h. in „Fast Verticals“, also Fachschulungen mit einer Dauer von drei bis vier Tagen, und „Continuous Horizontals“, längerfristig angelegten Lerneinheiten, die kompetenzbasiertes Lernen ermöglichen.

Performancemanagement

Heutige Personalfunktionen generieren eine große Menge an Daten, welche zukünftig analytisch durch Big-Data-Verfahren ausgewertet werden müssen, um strategische Schlussfolgerungen und Problemlösungen anbieten zu können

Digitale Trends im Personalwesen

1. Social Media
   Der Begriff Social Media beschreibt allgemein die Möglichkeit, im Internet Meinungen, Erfahrungen und Informationen auszutauschen. Für Unternehmen im Speziellen stellt das einen weiteren Kanal im E-Recruitment dar, über welchen diese sich selbst repräsentieren, vakante Stellen ausschreiben und aktiv potenzielle Mitarbeiter suchen können.
2. Cloud-Dienstleistungen – „Software as a Service“ (SaaS)
   Cloud-Angebote wie „Software as a Service“ (SaaS) sind als wichtiger Trend bei den Unternehmen angekommen. Bei der Wahl des Standortes des Cloud-Anbieters spielt der Datenschutz eine prägende Rolle.
3. Big Data
   Durch den Einsatz von Big Data ist es möglich, die Zuordnung eines Beschäftigten zu einer Stelle optimal zu gestalten. Die Auswertung der Daten von Beschäftigten wie z. B. Weiterbildung, Interessen, Fähigkeiten mit internen und externen Daten können eine Unter- und Überforderung vermeiden. Das Vereinen der Unternehmensziele bzw. des Anforderungsprofils mit den persönlichen Zielen der Beschäftigten stellt für die Personalabteilung eine Herausforderung dar. Diese Hürde kann mithilfe von Big Data überwunden werden.
4. Unternehmenswebseite
   Die Unternehmenswebseite zählt heutzutage zum Standard eines jeden mittelständischen Unternehmens. Wurde früher noch durch das Web 1.0 die Unternehmensseite als einseitiger Informationskanal nach außen verwendet, so kann man heute die Homepage nutzen, um sich nicht nur zu präsentieren, sondern auch den Rückkanal verwenden, um z. B. neue Mitarbeiter für sich zu gewinnen.
5. Online-Jobbörsen
   Online-Jobbörsen stellen neben der Unternehmenswebseite einen weiteren wichtigen Kanal zur Findung neuer Mitarbeiter im E-Recruitment dar. Im Jahre 1995 ging die erste Online-Jobbörse in Deutschland an den Markt. Mittlerweile gibt es in Deutschland über 1 000 Jobportale mit mehreren Millionen vakanten Stellen.
6. Mobile Recruiting
   Ein ebenfalls immer wichtiger werdender Punkt in der Personalbeschaffung ist das Thema Mobile Recruiting. Unter dem Begriff versteht sich das Erreichen potenzieller Bewerber über mobile Endgeräte wie z. B. Smartphones oder Tablets.
7. Talent-Relationship-Management
   Der übliche Ablauf zum Besetzen vakanter Stellen ist, dass die Personalabteilung, sobald eine Stelle zu besetzen ist, eine Anzeige schaltet und auf den Eingang von Bewerbungen wartet. Dieser Vorgang ist reaktiv und eher passiv. „Talent Relationship Management“, kurz TRM, beschreibt dagegen einen Bereich im Personalwesen, bei welchem gegenüber anderen Rekrutierungsmaßnahmen der Fokus auf dem Finden und Halten von potenziellen neuen Mitarbeitern liegt, bevor eine vakante Stelle verfügbar ist.
8. Digitale Bewerberauswahl
   Telefoninterviews sind ein bereits verbreitetes Mittel zur Vorauswahl neuer Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle. Daneben sind ein Anstieg digitaler Einstellungsinterviews und der Einsatz von Online-Assessment-Centern zu verzeichnen. Bei einer großen Zahl eingehender Bewerbungen bietet es sich an, Chatbots und schlaue Algorithmen für die Vorauswahl einzusetzen.
9. Employee-Self-Service
   Hinter dem Begriff Employee-Self-Service stehen administrative Tätigkeiten, auf die im späteren Verlauf genauer eingegangen wird. Employee-Self-Service ist ein Teil eines Mitarbeiterportals. Unter dem Begriff „Portal“ wird verstanden, dass es sich um einen IT-Marktplatz im Internet oder Intranet handelt. Ziele solcher Mitarbeiterportale sind, die breite Masse an Informationen zu bündeln und relevante Daten für Mitarbeiter bereitzustellen. Aber auch personenbezogene Daten werden dort hinterlegt, wie z. B. die Lohnabrechnungsdaten.
10. Digitale Personalakte
    Unter einer digitalen Personalakte ist eine personifizierte digitale Datei zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Dabei ist eine digitale Personalakte Teil eines Dokumenten-Management-Systems, so kann die Personalakte direkt in Arbeitsabläufe integriert werden. Sie bildet die Basis der vielen Automatisierungsprozesse innerhalb der Personalabteilung.
11. Automatisierte Zeugnisgeneratoren
    Egal ob manuell oder halbautomatisch erstellt, das Arbeitszeugnis ist das „ungeliebte Kind“ eines jeden Personalers, denn es wird als zeitaufwendige und ressourcenintensive Last empfunden, der wir gem. § 630 BGB in Verbindung mit § 109 GewO (Gewerbeordnung) nachkommen müssen (Österreich §1163 ABGB, §39 AngG; Schweiz Art. 330a OR). Umso mehr, weil wir gerade beim Austrittszeugnis für das Unternehmen gar keinen Mehrwert mehr haben – der Mitarbeiter verlässt uns ohnehin. Schon deshalb lohnt es sich, den Prozess so schlank und unaufwendig wie nur irgend möglich zu gestalten.(2) //

Quelle:
Hochschule für Oekonomie & Management, Düsseldorf, Studiengang Bachelor Wirtschaftsinformatik; Autoren: René Seiffert, Dario Lohr, Béla Varga, Christian Hoffmann; betreuender Professor: Prof. Dr. Uwe Kern; Typ: Fallstudienarbeit.
(1) Vgl. TREND REPORT 1/19 S.16: https://trendreport.de/digital-lesen/2019-01/#p=16
(2) Vgl.: Dr. Grentzer, Martin, Personalarbeit neu denken: Arbeitszeugnis in 15 Sekunden, in: Handbuch HR-Management, New Work & Arbeiten 4.0, hrsg. von ayway media GmbH, Bonn 2017, S.155-159. https://handbuch-hr.de/digital-lesen/#p=155

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