Geschäftsmodelle im Fokus
Cloudbasierte Lösungen (SaaS)
„ECM goes Cloud“ könnte man dieses Geschäftsmodell nennen, planen doch laut einer IDC-Studie aus dem Jahr 2014 55 Prozent der befragten deutschen Unternehmen eine hybride Cloud-Umgebung zu schaffen – was sich auch auf die ECM-Anwendungen in den Unternehmen auswirkt. Der Vorteil für die Unternehmen: Die Daten werden statt wie bisher an verschiedenen Orten an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet. Hierbei spielt das SaaS-Modell („Software as a Service“) eine Rolle, wonach Software und IT-Infrastruktur (also auch die Cloud) an einen externen Dienstleister ausgelagert werden, der die komplette IT-Administration und weitere Dienstleistungen wie regelmäßige Updates übernimmt. Der Zugriff auf die Daten erfolgt per Webbrowser. Allerdings besteht bei einigen Unternehmen eine Scheu davor, unternehmenskritische und datenschutzrelevante Informationen Dritten (in diesem Fall also externen Dienstleistern) preiszugeben. Hier wird von den Dienstleistern noch einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten sein.
Content-Collaboration und Shared Workspaces
„Collaboration“ bedeutet Zusammenarbeit, und diese wird in den meisten Unternehmen immer wichtiger. Das wirkt sich auch auf Dokumente aus, die von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet, überprüft und überarbeitet werden müssen. Hier spricht man auch von Shared Workspaces, die immer bedeutsamer werden – zum Beispiel in der Finanzwirtschaft oder in der Pharmaindustrie. Eines der besten Beispiele aus dem Non-Profit-Bereich ist die Online-Enzyklopädie wikipedia, deren Artikel von Autoren rund um den Globus erstellt werden – oft vielen verschiedenen Autoren, die einen Artikel bearbeiten. Ähnlich funktionieren kollaborative ECM-Lösungen, die es in einfacher oder komplexerer Form gibt: Die komplexeren Systeme erlauben bspw. die Speicherung aller Versionen und das Markieren von Änderungen an den Dokumenten.
Microservices und Compliance
Die Idee der Microservices basiert auf dem Gedanken, dass sich Fehler nicht vermeiden lassen, erst recht nicht in hochverfügbaren, skalierbaren Umgebungen. Also sollte man sich weniger Gedanken um Fehlervermeidung als um deren Behebung machen, die Systeme also resilient konzipieren. Dies lässt sich über das traditionelle Konzept „Ein Service – ein Server“ weniger erreichen als über ein fehlertolerantes System mit einer Microservice-Architektur. Diese bietet verschiedene Vorteile – etwa den Einsatz agiler Teams entlang des Lebenszyklus eines Service, leichtere Updates unter Beachtung der Schnittstellen oder die Möglichkeit polyglotter Entwicklung. Im ECM-Bereich sind Microservices besonders geeignet im Hinblick auf Compliance-Regelungen, denn viele Dokumente müssen für einen langen Zeitraum vorgehalten werden. Eine Beeinträchtigung der maximalen Verfügbarkeit an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden pro Tag, hätte hier unangenehme Rechtsfolgen für das Unternehmen, die sich mit Microservices leichter vermeiden lässt.
Social ECM
Immer häufiger findet Wissenstransfer über Unternehmensgrenzen hinweg statt: Wissensstransfer bedeutet dabei, dass Wissen in zwei Richtungen transferiert wird, nicht einfach von einer „wissenden“ zu einer „unwissenden“ Instanz. Auch die Art des Wissens hat sich verändert: Waren es früher in erster Line Textdokumente, so sind es heute neben Textdokumenten auch Videos, Bilder, Eindrücke oder Erfahrungen.
Hierbei werden soziale Netzwerke immer wichtiger für die Unternehmen. Hier muss die strukturierte und digitalisierte Archivierung und Bearbeitung von Daten und Informationen aller Art über die Grenzen eines Unternehmens hinweg gewährleistet sein, was hohe Anforderungen etwa an Cloud-Betreiber stellt. Wichtige Elemente für Social ECM sind auch eine flexible Oberflächengestaltung, die Möglichkeit, Ansichten auf Daten zu teilen, zu „liken“ und zu kommentieren und eine Crowdbewertung vorzunehmen. Allerdings sehen Experten wie Professor Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz Social Media „im Business-Kontext noch immer in den Anfängen“.
Big Data
Big Data ist vornehmlich für Unternehmen interessant, die eine Vielzahl von Kunden haben, über die wiederum eine Vielzahl von Informationen vorliegen.
Ging man in der Vergangenheit davon aus, dass dies in erster Linie Großunternehmen waren, während der Mittelstand weniger betroffen war, so sind es heute auch viele Start-ups, für die Big Data relevant ist. Big Data und ECM – das bedeutet, die Nadel im Heuhaufen zu finden, also ECM-Anwendungen einzusetzen, die den Inhalt der Informationen erschließen, anstatt, wie oft üblich, nur durch einige Metadaten zu beschreiben. Ziel ist es, sich ein möglichst umfassendes Bild vom Kunden zu machen.
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